Jak udowodnić wysokość zarobków, gdy dokumentacja płacowa byłego pracodawcy uległa zniszczeniu

Wiele osób ubiegających się o świadczenia z ZUS boryka się z problemem zniszczenia dokumentacji płacowej byłego zakładu pracy. W odpowiedzi na interpelację Ministerstwo Pracy odpowiada, jak udowodnić wysokość zarobków w takim przypadku.

Publikacja: 24.01.2017 05:50

Jak udowodnić wysokość zarobków, gdy dokumentacja płacowa byłego pracodawcy uległa zniszczeniu

Foto: 123RF

Przez kilkadziesiąt powojennych lat podstawę wymiaru emerytury lub renty stanowił przeciętny miesięczny zarobek z okresu:

- ostatnich 12 miesięcy zatrudnienia albo

- kolejnych 24 miesięcy zatrudnienia dowolnie wybranych z ostatnich 12 lat zatrudnienia.

Dopiero ustawa z 17 października 1991 r. wprowadziła zasadę, że w podstawie uwzględnia się zarobki osiągnięte w okresie kolejnych 3 lat kalendarzowych wybranych z ostatnich 12 – jeżeli wniosek o świadczenie został zgłoszony do 31 grudnia 1992 r. Później ten okres sukcesywnie przedłużano, aż do 10 lat kalendarzowych z ostatnich 20 – obowiązujący przy składaniu wniosku o świadczenie począwszy od 1 stycznia 2000 r.

Ponieważ według tych zasad zazwyczaj nie było powodu sięgać do zarobków sprzed 1980 r., rzadko sygnalizowano trudności z uzyskaniem ich potwierdzenia.

Problem z udokumentowaniem tych zarobków powstał w 1999 r., kiedy to weszła w życie ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wprowadziła ona bowiem możliwość wskazywania do podstawy wymiaru emerytur i rent – zarówno nowo przyznawanych, jak też przeliczanych – zarobków z 20 lat kalendarzowych poprzedzających rok zgłoszenia wniosku o świadczenie, dowolnie wybranych z całego okresu pracy zawodowej (podlegania ubezpieczeniu).

Wina w przepisach...

Zdaniem osób, które zwróciły się w tej sprawie do posła, problem wynika z regulacji prawnych, które obowiązywały odnośnie przechowywania dokumentacji płacowej przed 1991 r. Winę ponoszą również pracodawcy, którzy niszczyli dokumentację i zaniedbywali dokonywania wpisów w legitymacjach ubezpieczeniowych pracowników.

...i nie tylko

Problemy z wykazaniem zarobków z 20 dowolnych lat z całego okresu ubezpieczenia wynikają również z tego, że pracownicy nie zwracali się o wystawienie zaświadczenia o zarobkach w momencie zakończenia pracy w danym zakładzie. Pracodawca nie mógłby odmówić jego wystawienia, natomiast nie musiał tego robić z własnej inicjatywy.

Kilka sposobów

W związku z tym w interpelacji nr 8345 poseł zwrócił się do Ministerstwa o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

- jakie kroki mogą podjąć emeryci będący w w/w sytuacji, aby uzyskać właściwie naliczoną emeryturę?

- czy zachodzi możliwość, aby w tych przypadkach – gdy istnieją dowody lub przesłanki, że osoba była pracownikiem danego zakładu pracy – do obliczenia podstawy emerytury przez ZUS zostało przyjęte średnie wynagrodzenie za okresy nieudokumentowane, zamiast jak dotychczas wynagrodzenia minimalnego?

- czy nie należałoby uregulować tej sprawy w drodze ustawy, aby wszyscy emeryci mogli być sprawiedliwie traktowani?

W odpowiedzi resort pracy wymienił możliwości udokumentowania zarobków w razie braku dokumentacji płacowej. Z uwagi jednak na to, że zarówno w ustawie emerytalnej, jak też w rozporządzeniu MPiPS w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, wprowadzone zostały korzystne dla ubezpieczonych zmiany przepisów, ułatwiające wskazanie przez ubezpieczonego dowodów uzasadniających prawo do świadczeń i ich wysokości, resort nie widzi potrzeby prowadzenia prac w celu zmiany regulacji dotyczących dowodzenia praw do świadczeń emerytalno-rentowych i ich wysokości.

Wnioski wynikające z odpowiedzi MRPiPS z 27 grudnia 2016 r. na interpelację nr 8345 w sprawie sposobu naliczania podstawy emerytury lub renty w sytuacji, gdy brakuje dokumentacji płacowej

Zdaniem Ministerstwa, według przepisów rozporządzenia MPiPS z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe:

- do środków dowodowych stwierdzających wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, ZUS zalicza zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymację ubezpieczeniową bądź inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia (§ 21 ust. 1),

- dopuszczalne jest przyjęcie kopii dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum albo uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inną jednostkę upoważnioną do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, w tym prywatnego przechowawcę prowadzącego działalność w tym zakresie (§ 28 ust. 1),

- ZUS jest zobowiązany przyjąć od wnioskodawcy każdy dokument kadrowo-płacowy.

Przedłożone dokumenty, szczególnie te, które nie są oryginałami, podlegają ocenie dowodowej, bowiem nie mają wiążącego charakteru dla ZUS. W razie powzięcia w trakcie tej oceny wątpliwości co do wiarygodności lub pochodzenia przedłożonego dokumentu, ZUS przeprowadza postępowanie wyjaśniające.

W przypadku przedłożenia pobranego od przechowawcy, w tym również nieprowadzącego działalności w tym zakresie, oryginału dokumentu, który zawiera niezbędne dane identyfikacyjne, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, ZUS nie ma podstaw do odmowy ich uznania. Dokument taki jest bowiem wystawiony przez pracodawcę.

Reasumując:

1. W regulacji przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2016 r., poz. 887 ze zm.), przyjęto racjonalne założenie, że 20-letni okres przed przejściem na emeryturę (rentę) winien najbardziej wiarygodnie obrazować wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

2. Przyznano ubezpieczonym alternatywnie (na ich wniosek) uprawnienie wskazania do obliczenia podstawy wymiaru świadczenia przeciętnej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie 20 lat kalendarzowych przypadających przed rokiem zgłoszenia wniosku, wybranych z całego okresu podlegania ubezpieczeniu (regulacja ta ewidentnie nakierowana została więc na ochronę interesów ubezpieczonych).

3. W myśl przepisu ust. 2a art. 15 ustawy emerytalnej, obowiązującego od 1 stycznia 2009 r., jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty, za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy.

Ponadto, od 1 stycznia 1999 r. ewidencjonuje się informacje o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na indywidualnym koncie ubezpieczonego prowadzonym przez ZUS (art. 117 ust. 2 ustawy emerytalnej).

Zdaniem Ministerstwa, obowiązujące regulacje ustawy emerytalnej, odnoszące się do ustalania wysokości emerytury w ramach systemu tzw. zdefiniowanego świadczenia – mającego nadal zastosowanie do osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r. i do ograniczonego kręgu osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. oraz wysokości renty, w wystarczający sposób uwzględniają interesy ubezpieczonych.

Możliwość wniesienia odwołania do sądu

W przypadku odmowy uwzględnienia danych zawartych w przedłożonych dokumentach mających wpływ na prawo lub wysokość świadczeń emerytalno-rentowych, ZUS wydaje decyzję odmawiającą, która powinna zawierać szczegółowe uzasadnienie odmowy, a także informację o możliwości wniesienia odwołania do sądu, który w postępowaniu odwoławczym ma możliwość skorzystania z szerszego (w stosunku do ZUS) katalogu środków dowodowych (w tym dowodu z zeznań świadków).

Mając powyższe na uwadze oraz to, że przepisy postępowania sądowego z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zawarte w kodeksie postępowania cywilnego (art. 459 do 47716), uwzględniają interesy ubezpieczonych, resort rodziny, pracy i polityki społecznej nie prowadzi prac w celu zmiany regulacji dotyczących dowodzenia praw do świadczeń emerytalno-rentowych i ich wysokości.

Przez kilkadziesiąt powojennych lat podstawę wymiaru emerytury lub renty stanowił przeciętny miesięczny zarobek z okresu:

- ostatnich 12 miesięcy zatrudnienia albo

Pozostało 98% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów