Od protokołu inspektora pracy można się odwołać w ciągu siedmiu dni

Tam, gdzie inspektor pracy stwierdził w zakładzie nieprawidłowości, ustalenia z kontroli przybierają formę protokołu. Warto się z nim szczegółowo zapoznać i wnieść do niego umotywowane zastrzeżenia. Daje to szansę na zmianę lub uzupełnienie dokumentu zgodnie z wolą kontrolowanego. Może to mieć kluczowe znaczenie dla skutków wizyty badającego.

Dwie formy

Celem kontroli inspektora pracy jest ustalenie stanu faktycznego co do przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także regulacji o legalności zatrudnienia. Ustalenia te muszą zostać należycie udokumentowane. Przy stwierdzeniu bowiem przez inspektora naruszeń w zakresie objętym kontrolą będą one stanowiły podstawę zastosowania przez niego adekwatnych środków prawnych. Chcąc wyeliminować dowolność przy dokumentowaniu czynności kontrolnych, ustawodawca wprowadził dwie formy, z których może skorzystać inspektor pracy – protokół i notatkę. Zależą one od sytuacji zastanej w zakładzie.

Protokół to podstawowa i najczęściej stosowana forma potwierdzania tego, co inspektorowi udało się ustalić. Wykorzystywany jest on wtedy, gdy kontrola wykazała nieprawidłowości.

Wyjątkiem od tej zasady jest dokumentowanie czynności sprawdzających w formie notatki urzędowej. Stosowana jest wtedy, gdy kontrola nie wykazała nieprawidłowości, co jest rzadkie w praktyce inspektorskiej.

Protokół składa się z 16 wyróżnionych części >patrz ramka. Sa one obligatoryjne, gdyż wynikają z ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz 640, dalej: ustawa o PIP). Aby zapewnić jednolite standardy dokumentowania ustaleń kontrolnych, wszystkie jednostki organizacyjne PIP stosują taki sam wzór protokołu wprowadzony zarządzeniem głównego inspektora pracy. Dlatego każdy pracodawca w kraju otrzyma po kontroli protokół napisany według takiego samego schematu, choć z różną treścią.

To nie wyrok

Protokół opisuje stwierdzone nieprawidłowości, w tym takie, o których istnieniu pracodawca nie miał pojęcia. Jednak otrzymanie protokołu zawierającego nawet bardzo dużą liczbę zauważonych błędów nie oznacza, że pracodawca nic z tym nie może zrobić. Artykuł 31 ust. 4 ustawy o PIP zezwala kontrolowanemu przed podpisaniem protokołu na wniesienie umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim ustaleń.

Problem jednak w tym, że przepisy nie wskazują, co się kryje pod pojęciem „ustalenia zawarte w protokole". Od wyjaśnienia tej kwestii w dużej mierze zależy powodzenie wniesionych uwag.

Strategiczne treści protokołu kontroli ujęte są w części zatytułowanej „w czasie kontroli stwierdzono co następuje". Tam znajduje się przeważająca część ustaleń, do których kontrolowany może się odnieść. Warto jednak podkreślić, że ustalenia dodatkowe zawarte są w pozostałych, wyróżnionych częściach protokołu. Dotyczą one np. daty rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany, liczby zatrudnionych w poszczególnych kategoriach (na podstawie stosunku pracy, umów cywilnoprawnych, niepełnosprawnych), jak i ustaleń co do realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów PIP oraz wniosków, zaleceń i decyzji organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy. Uwzględniając zatem ogólną formułę „ustaleń zawartych w protokole", nie można wykluczyć, że uprawniony podmiot zasadnie odniesie się do każdego elementu związanego z ustaleniami inspektora.

Przykład

Inspektor pracy skontrolował pracodawcę prowadzącego działalność transportową m.in. w zakresie czasu pracy. Z informacji przekazanych przez przedstawiciela nieobecnego pracodawcy w toku kontroli wynikało, że w sześciu miesiącach poprzedzających kontrolę firma zatrudniała średnio 11 kierowców. Pracodawca wniósł pisemne zastrzeżenia do ustaleń z protokołu kontroli. Zarzucił inspektorowi błędne podanie liczby użytkowanych przez kontrolowanego samochodów oraz zatrudnianych kierowców. Przedstawił dodatkowe dokumenty, nieudostępnione przez jego przedstawiciela w trakcie kontroli. Wskazał też na wadliwy sposób przeprowadzenia ustaleń w kwestii dyscypliny pracy. Inspektor na piśmie uznał za zasadną uwagę pracodawcy o błędnym stanie załogi oraz liczbie użytkowanych samochodów. Nie uznał natomiast argumentacji o dokonanej ocenie dyscypliny pracy.

Kto zakwestionuje

Zasadą jest, że zastrzeżenia do protokołu wnosi podmiot kontrolowany. Może on – zarówno w trakcie czynności sprawdzających, jak i po ich zakończeniu – działać osobiście jako pracodawca lub umocować do tego inną osobę.

W typowych sytuacjach osobiście działają mali pracodawcy. Trudno jednak tego oczekiwać od np. prezesów dużych korporacji o bardzo rozbudowanej strukturze organizacyjnej. W takim wypadku zasadą jest, że pracodawcę reprezentuje osoba do tego upoważniona. Nie można też wykluczyć, że zastrzeżenia złoży pełnomocnik legitymujący się ważnym upoważnieniem udzielonym przez kontrolowanego, np. radca prawny.

Konieczne uzasadnienie

Protokół przedstawia się kontrolowanemu, aby się z nim zapoznał. Lepiej, żeby pracodawca dokładnie go przeczytał. Nawet z pozoru nieistotne informacje zawarte na końcu, w części zatytułowanej „Pouczenie". To właśnie tam umieszcza się informację czy kontrolowany ma zamiar wnieść zastrzeżenia do protokołu. Wskazuje się zarówno zamiar wniesienia uwag, jak i termin, w jakim można to zrobić >patrz ramka.

Siedem dni na reklamację

Zastrzeżenia do protokołu można wnieść w ciągu siedmiu dni. Obliczając siedmiodniowy termin, stosuje się zasady kodeksu postępowania administracyjnego. Jeżeli więc początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Dlatego siedem dni na wniesienie zastrzeżeń rozpoczyna swój bieg nazajutrz po przedstawieniu protokołu. -

Przy wnoszeniu zastrzeżeń do protokołu obowiązuje forma pisemna. Wszelkie telefoniczne czy e-mailowe próby przekazania uwag przez pracodawcę skończą się niepowodzeniem.

Ustawa o PIP nie reguluje zawartości pisma z zastrzeżeniami. Przyjmuje się, że powinno ono zawierać elementy typowe dla każdego pisma procesowego, czyli:

- informację, od kogo pochodzi,

- oznaczenie adresata,

- oznaczenie sprawy (wskazanie kontroli, której zastrzeżenia dotyczą),

- treść zastrzeżeń,

- podpis wnoszącego zastrzeżenia,

- załączone pełnomocnictwo (jeżeli zastrzeżenia nie pochodzą bezpośrednio od podmiotu kontrolowanego lub osoby go reprezentującej).

Aby zastrzeżenia miały szansę na uwzględnienie, muszą być umotywowane. Ponieważ ustawa o PIP nie precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem „umotywowane zastrzeżenia", pomoże odwołanie się do potocznego rozumienia słowa „umotywowany". Zgodnie ze „Słownikiem języka polskiego" PWN „motywować" oznacza „podać motywy czegoś, uzasadnić istnienie czegoś". W praktyce niewykluczone, że choć badany podmiot wniesie zastrzeżenia i umotywuje je, to inspektor ich nie uwzględni. Będzie tak, gdy umotywowanie zastrzeżeń przybierze formę usprawiedliwienia się przez kontrolowanego wobec faktów stwierdzonych przez inspektora.

Przykład

Inspektor sprawdził zimą pracodawcę prowadzącego działalność produkcyjną. Kontrola wykazała, że temperatura w pomieszczeniach pracy jest niezgodna z normami, co opisano w protokole.

Pracodawca wniósł zastrzeżenia, argumentując, że z powodów finansowych nie jest w stanie zapewnić załodze należytego poziomu ogrzewania i tym samym właściwej temperatury. Inspektor tego nie uwzględni. Pracodawca nie może bowiem odstąpić od przestrzegania przepisów BHP z powodu trudności finansowych.

Inspektor nie przyjmie też niezadowolenia pracodawcy z wyników kontroli ujawnionych w protokole. Nie jest to podstawa do rozpatrzenia takich uwag.

Przykład

W treści zastrzeżeń pracodawca napisał: „nie zgadzam się z pkt 2 protokołu" (w czasie kontroli stwierdzono co następuje). Ponieważ zastrzeżenia nie zawierały koniecznego elementu, jakim jest „umotywowanie", inspektor nie miał podstaw, aby się do nich odnieść.

Co robi inspektor

Jeśli inspektor pracy otrzyma pismo z zastrzeżeniami, w pierwszej kolejności ustala, czy wnoszący je dopełnił wymogów formalnych. Jeżeli dokument zawiera opisaną wcześniej treść, sprawdza, czy składający uwagi uczynił to w terminie. Po tym kontroler musi przeanalizować treść zastrzeżeń do protokołu.

Ustawa o PIP nie określa, na czym powinno polegać badanie zastrzeżeń. Dużo zależy od ich zawartości, czyli tego, co naprawdę wnoszą do sprawy w zakresie dotychczasowych ustaleń stanu faktycznego. Badając zastrzeżenia, inspektor analizuje, czy w świetle ustaleń kontroli, wniesionych zastrzeżeń oraz przedstawionych argumentów są podstawy do uzupełnienia lub zmiany protokołu.

Gdy uzna, że zasługują one na uwzględnienie, koryguje dokumentację pokontrolną. Taka korekta ma formę zmiany lub uzupełnienia protokołu. O uzupełnieniu można mówić wtedy, gdy zastrzeżenia dostarczą nowych informacji, np. nieujawnionych wcześniej przez kontrolowanego. Natomiast zmiana treści będzie miała miejsce wówczas, gdy w ocenie inspektora informacje podane przez stronę spowodują konieczność modyfikacji istniejących w protokole zapisów, rzucając niejako nowe światło na kontrolowane zagadnienie.

Jaka treść

Każdy protokół kontroli powinien zawierać takie dane: