W celu prowadzenia statystyk
Pracodawcy objęci obowiązkiem uczestniczenia w programie badań statystycznych (o którym zostają powiadomieni przez GUS) powinni udzielić (i przekazać) urzędowi wyczerpujących informacji w danym zakresie i w terminach podanych w tym programie, z wykorzystaniem odpowiednich formularzy.
Oprócz sprawozdań miesięcznych czy kwartalnych, jednostki mają obowiązek składania informacji rocznych.
Pracodawca przekazuje dane statystyczne w formie elektronicznej lub papierowej. Jeżeli jest wskazana wyłącznie elektroniczna forma przekazania danych, podmiot je przekazujący ma obowiązek zrobić to w tej formie. Podmiot zobowiązany do udziału w programie badań statystycznych, w którym jest zatrudnionych nie więcej niż 5 osób, może przekazywać dane statystyczne w formie papierowej, po przesłaniu do urzędu statystycznego informacji o wyborze tej formy.
Jeżeli podmiot zobowiązany do przekazywania danych statystycznych na formularzach statystycznych upoważni osobę trzecią do wykonywania w jego imieniu obowiązków statystycznych, to czynności wykonane przez tę osobę pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla podmiotu, który tę osobę upoważnił.
Rola płatnika świadczeń z ubezpieczenia społecznego
Z 1 stycznia 2018 r. pracodawca mógł nabyć uprawnienia do wypłaty zasiłków swoim pracownikom. Nie przejmuje jednak od ZUS wypłaty świadczenia za okres absencji, która rozpoczęła się w ubiegłym roku.
Ustalanie prawa pracowników do zasiłków z ubezpieczenia społecznego, obliczanie ich wysokości oraz wypłata należy albo do pracodawcy (zleceniodawcy), albo do ZUS. O tym, kto w 2018 r. ma wypełniać te obowiązki, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2017 r. Pracodawca jako płatnik składek musi sprawdzić, czy w nadchodzącym roku powinien przejąć obsługę zasiłków, jeśli dotąd tego nie robił, czy też nadal pozostanie płatnikiem zasiłków – jeżeli był nim już w poprzednim roku.
Stan na 30 listopada
Płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego w 2018 r. jest płatnik składek, który 30 listopada 2017 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, czyli co najmniej 21. Jeśli tego dnia płatnik nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego, ustala uprawnienia do wypłaty zasiłków na 2018 r. na podstawie liczby osób ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokona takiego zgłoszenia. Późniejsze zmiany w liczbie ubezpieczonych nie wpływają już na status płatnika, tzn. zwiększenie nie upoważni go do wypłaty zasiłków, a zmniejszenie nie zwolni go z tej roli.
Pracodawca, który okaże się płatnikiem zasiłków w 2018 r., musi je wypłacać przez cały rok, z wyjątkiem zasiłków należnych za okres po ustaniu ubezpieczenia. Zasiłki te wypłaca ZUS.
Do liczby ubezpieczonych na 30 listopada (podlegających ubezpieczeniu chorobowemu) należy wliczać osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie. W przypadku pracowników nie ma znaczenia wymiar czasu pracy.
Absencja na przełomie roku
Pracownikom za okres niezdolności do pracy przysługuje:
- wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę i ze środków pracodawcy,
- zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego wypłacany przez ZUS bezpośrednio lub za pośrednictwem pracodawcy jako płatnika.
Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikom za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, które trwają łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego wynosi 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Po upływie tego okresu zatrudnieni nabywają prawo do zasiłku chorobowego finansowanego przez ZUS.
Na przełomie roku pracodawca musi ustalić, do jakiego świadczenia ma prawo pracownik od 1 stycznia i kto powinien mu je wypłacić. Aby prawidłowo ustalić wysokość zasiłku oraz płatnika na przełomie roku, należy:
KROK 1. Ustalić rodzaj należnego świadczenia
Jeżeli niezdolność do pracy trwała na przełomie grudnia 2017 r. i stycznia 2018 r., to można rozróżnić dwie sytuacje. Gdy nieprzerwane zwolnienie lekarskie przypada na przełomie roku, a 31 grudnia pracownik pobierał jeszcze wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, to od 1 stycznia pracodawca nadal musi mu je wypłacać. Przy czym okres 33 dni (14 dni), za który przysługuje wynagrodzenie chorobowe, zaczyna biec od nowa, czyli będzie płatne w ramach limitu na 2018 r.
Jeżeli na przełomie roku choruje pracownik, który 50. rok życia ukończył w 2017 r. i 31 grudnia przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, to od 1 stycznia 2018 r. należy mu wypłacać wynagrodzenie za okres choroby łącznie przez 14 dni.
PRZYKŁAD
W 2017 r. pracownik skończył 50 lat. Choruje od 25 grudnia 2017 r. do 22 stycznia 2018 r. Jest to jego kolejna niezdolność do pracy w 2017 r. Wcześniej chorował łącznie przez 12 dni. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres od 25 do 31 grudnia 2017 r. W 2018 r. wynagrodzenie chorobowe przysługuje mu od 1 do 14 stycznia, a za pozostały okres, tj. od 15 do 22 stycznia 2018 r., nabędzie prawo do zasiłku chorobowego.
Natomiast w przypadku, gdy pracownik łącznie w 2017 r. chorował dłużej niż 33 dni (14 dni) i 31 grudnia 2017 r. pobierał zasiłek chorobowy, a od 1 stycznia 2018 r. nadal jest niezdolny do pracy, to ma prawo do zasiłku chorobowego do końca nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego. Jeśli jednak między kolejnymi zwolnieniami lekarskimi wystąpi chociaż 1 dzień przerwy, to za okres kolejnej niezdolności do pracy po przerwie pracodawca będzie musiał wypłacić wynagrodzenie chorobowe.
Jeżeli pracodawca nie był uprawniony do wypłaty zasiłków w 2017 r. i przed końcem ubiegłego roku pracownik otrzymywał zasiłek z ZUS, to po 31 grudnia 2017 r. ZUS będzie kontynuował wypłatę świadczenia, nawet jeśli okaże się, że ze względu na stan zatrudnienia pracodawca od 1 stycznia 2018 r. jest płatnikiem zasiłków (art. 61 ust. 4 ustawy zasiłkowej). Pracodawca przejmie w tym przypadku obowiązki związane z ustalaniem prawa do zasiłków, ich wysokości i wypłaty tylko w stosunku do osób, które nabędą prawo do zasiłków w 2018 r.
Inaczej jest w odwrotnej sytuacji – gdy pracodawca uprawniony w 2017 r. do wypłaty zasiłków, w 2018 r. nie może ich już wypłacać. Musi on przekazać do ZUS wypłatę zasiłków już od 1 stycznia 2018 r.
KROK 2. Przekazać dokumenty do ZUS
Gdy z tytułu niezdolności do pracy ubezpieczonemu przysługuje świadczenie wypłacane przez płatnika składek, a następnie przez ZUS, płatnik po wypłaceniu świadczenia powinien przekazać zaświadczenie lekarskie (w razie formy papierowej) do jednostki ZUS właściwej według swojej siedziby, wraz ze złożonymi przez ubezpieczonego lub sporządzonymi przez siebie innymi dokumentami niezbędnymi do ustalenia uprawnień zasiłkowych (np. zestawieniem składników wynagrodzenia stanowiących podstawę zasiłku).
Jeżeli wypłaty dokonano na podstawie zaświadczenia wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, płatnik składek dołącza to zaświadczenie, pozostawiając w aktach jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
KROK 3. Prawidłowe rozliczenia
Obowiązkiem płatnika składek jest terminowe przekazywanie do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych za każdy miesiąc za osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (zbiorczej deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportów ZUS RCA i/lub ZUS RZA).
Jeżeli pracownik jest nieobecny, np. zachoruje, to w miesiącu, za który są przygotowywane dokumenty rozliczeniowe, pracodawca oprócz raportu ZUS RCA wypełnia dodatkowo raport ZUS RSA o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. W raporcie tym wypełnia m.in. pole „okres choroby od–do". W przypadku absencji na przełomie roku okres ujmowany w raporcie nie może wyjść poza rok kalendarzowy.
Minimalna podstawa
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę pomniejszonej o 13,71 proc., tj. o równowartość składek finansowanych przez pracownika. W 2018 r. podstawa wymiaru świadczeń musi odpowiadać co najmniej kwocie 1812,09 zł, tj. 2100 zł – (2100 zł x 13,71 proc.).
Jeżeli średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika okaże się niższe od najniższej gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku, pracodawca musi je podwyższyć do tej kwoty.
KROK 1. Porównanie podstawy z gwarantowaną kwotą
KROK 2. Ewentualne przeliczenie
Podstawa wymiaru w nowej minimalnej wysokości obowiązuje w przypadku osób, które zachorują 1 stycznia 2018 r. lub później. Dla osób niezdolnych do pracy na przełomie grudnia i stycznia pracodawca ma obowiązek ponownie ustalić minimalną podstawę wymiaru należnego za okres od 1 stycznia 2018 r. Jeżeli więc średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika przyjęte do obliczenia podstawy zasiłku okaże się niższe od tej najniższej kwoty gwarantowanej, pracodawca musi je podwyższyć od 1 stycznia 2018 r. do 1812,09 zł (dla pełnego etatu).
Podsumowanie zatrudnienia niepełnosprawnych
Pracodawcy, którzy mają obowiązek dokonywać wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, muszą przekazać do Funduszu roczną deklarację. W tym roku termin na jej złożenie mija 22 stycznia.
Pracodawcy zobowiązani do dokonywania wpłat na PFRON mają obowiązek sporządzić i przekazać deklarację roczną wpłat na fundusz za 2017 r., na druku DEK-R. Są to:
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy byli zobowiązani do wpłat ze względu na nieosiąganie odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, tj. 6 proc.,
- państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne będące jednostkami budżetowymi, zakładami budżetowymi albo gospodarstwami pomocniczymi, instytucje kultury oraz jednostki organizacyjne zajmujące się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii, które nie osiągnęły wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych w wysokości 6 proc.,
- publiczne i niepubliczne uczelnie, publiczne i niepubliczne szkoły oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne, które nie osiągnęły wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 2 proc.
Do złożenia rocznej deklaracji zobowiązane są także inne podmioty, które były ustawowo zmuszone do dokonywania wpłat na PFRON ze względu na szczególne okoliczności, w tym m.in.:
- pracodawcy, którzy nie wydzielili lub nie zorganizowali w przepisanym terminie stanowiska pracy dla zatrudnionej osoby, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku,
- zakłady pracy chronionej i zakłady aktywności zawodowej, np. w przypadku wydatkowania zakładowego funduszu aktywności niezgodnie z przepisami lub w razie nieprzekazania niewykorzystanych środków takiego funduszu na wyodrębniony rachunek bankowy tego funduszu w określonym terminie, lub w razie likwidacji albo utraty statusu zakładu aktywności zawodowej, w przypadku nieuzyskania statusu zakładu aktywności zawodowej przez nowego organizatora, który przejął prowadzenie zakładu aktywności zawodowej, w przypadku wydatkowania środków funduszu rehabilitacji niezgodnie z ich przeznaczeniem,
- pracodawcy mający status sprzedających produkcję lub usługi, z tytułu których nabywcy przysługuje obniżenie wpłat na PFRON, jeżeli nie dopełnili swoich obowiązków informacyjno-ewidencyjnych względem nabywcy lub PFRON, np. naruszyli termin wystawienia informacji o kwocie obniżenia.
Deklaracja roczna wpłat dokumentuje i podsumowuje przebieg obowiązku i dokonywania wpłat na PFRON za poszczególne miesiące danego roku kalendarzowego, czyli od stycznia do grudnia 2017 r. Deklarację za 2017 r. należy złożyć do 22 stycznia 2018 r.
KROK 1. Podsumowanie deklaracji za 2017 r.
Wysokość zobowiązania z tytułu wpłat na PFRON wynika z deklaracji miesięcznych wpłat DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b oraz deklaracji wpłat DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-W przesłanych do Funduszu za 2017 r. (wpłaty dokonane od lutego 2017 r. do stycznia 2018 r.). W przypadku składania korekt deklaracji za okresy w 2017 r. należy uwzględnić ostatnią składaną deklarację i wysokość wynikającej z niej wpłaty przekazanej do PFRON.
Jeżeli w danym miesiącu 2017 r. pracodawca nie był zobowiązany do wpłat, np. ze względu na nieosiąganie wymaganego stanu zatrudnienia pracowników (25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), również musi dysponować taką informacją.
KROK 2. Deklaracja roczna wpłat
Na podstawie przekazanych do PFRON deklaracji miesięcznych wpłat i deklaracji wpłat należy wypełnić deklarację roczną wpłat na Fundusz. Deklaracja roczna wpłat składa się z 5 części (działy A–E).
Dane wskazane w części A wypełniają się automatycznie. Jeśli deklarację roczną pracodawca składa po raz pierwszy lub wystąpiły zmiany w danych ewidencyjnych, adresowych lub telefonicznych płatnika, należy dołączyć dodatkową deklarację DEK-Z.
Część B pracodawca wypełnia samodzielnie, podając okres sprawozdawczy (rok), za który jest sporządzana deklaracja (2017), oraz zaznaczając, czy jest to formularz złożony za ten rok po raz pierwszy czy kolejny – wówczas należy oznaczyć go jako korygujący.
W części C pracodawca zaznacza, jakie miał obowiązki sprawozdawcze w poszczególnych miesiącach 2017 r., a więc jakie składał deklaracje miesięczne (np. DEK-I-0, DEK-I-a) oraz deklaracje wpłat (DEK-II-a, DEK-II-b). Zaznacza również, za które miesiące nie składał deklaracji ze względu na niepodleganie obowiązkowi wpłat.
Część D jest właściwym rozliczeniem rocznym. W tej części należy podać sumę kwot do zapłaty, które pracodawca był zobowiązany wykazać w deklaracjach miesięcznych, i wpłat, za okresy od stycznia do grudnia 2017 r., oraz sumę dokonanych wpłat (od lutego 2017 r. do stycznia 2018 r.), czyli kwotę wpłaconą z kwot należnych. Jeżeli sumy te nie są równe, formularz wykaże w odpowiednim miejscu nadpłatę lub kwotę należną do zapłaty. Jeśli wystąpi niedopłata, zaległość należy uregulować z odsetkami. Z kolei nadpłata zostanie zaliczona na poczet istniejących lub przyszłych należności z tytułu wpłat. W razie braku obowiązku dokonywania wpłat za przyszłe okresy, nadpłata może zostać zwrócona pracodawcy na jego wniosek.
Część E to puste pole przeznaczone na ewentualne uwagi czy wyjaśnienia pracodawcy.
Deklarację kończy podanie daty jej wypełnienia i podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej. Przy czym te pozycje wypełniają się automatycznie.
KROK 3. Przesyłka przez teletransmisję
Deklarację roczną wpłat składa się przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, który należy wypełnić na stronie internetowej PFRON po uprzednim zalogowaniu użytkownika do systemu e-PFRON2. ?
