Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2018 roku

Chodzi też o rewolucyjne regulacje w prawie wynikające z przepisów projektowanej ustawy o jawności życia publicznego, która ma wejść w życie na początku 2018 r., w tym w szczególności dotyczące wymogów wprowadzania procedur compliance w firmach oraz wdrożenia systemu ochrony sygnalistów. Ponadto rok 2018 zapowiada się jako rok zmian w przepisach podatkowych oraz w przepisach dotyczących ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych.

Świadomość zmian w polskich firmach

Choć sama świadomość zmian wśród polskich przedsiębiorców jest odczuwalna, wciąż pojawia się wiele pytań i wątpliwości związanych z zastosowaniem nowych aktów prawnych. Implementowanie regulacji prawnych w firmach wymaga wdrożenia szeregu zmian, nie tylko o charakterze prawnym, ale również logistycznym i technologicznym.

1. RODO, czyli nowe zasady dotyczące ochrony danych osobowych od 25 maja 2018 r.

Obecnie wciąż trwają pracę nad dostosowaniem polskich przepisów (m.in. kodeksu pracy czy nowej ustawy o ochronie danych osobowych) do przepisów unijnych. Niezależnie jednak od postępu prac w Sejmie, RODO zacznie obowiązywać w Polsce od 25 maja 2018 r. Wyjaśnić przy tym należy, iż RODO dotyczyć będzie każdego przedsiębiorstwa - niezależnie od wielkości, które zatrudnia lub oferuje produkty / usługi dla obywateli UE. Ponadto, nowa regulacja przewiduje tzw. regułę rozliczalności, czyli zapewnienie, aby ciężar dowodu w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami RODO spoczywał na barkach administratorów. Projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: projekt UODO) dostosowuje prawo polskie do unijnego i wprowadza w tym celu istotne zmiany, m.in. w zakresie obowiązków dla firm oraz w zakresie nowych instrumentów do nakładania sankcji za naruszenia prawa. Nowa regulacja stanowić ma ważny krok w kierunku wzmocnienia praw obywateli w erze cyfryzacji i uproszczenia działalności gospodarczej dzięki ujednoliceniu zasad dla administratorów rynku we wszystkich państwach członkowski UE. Dostosowanie się do nowych realiów prawnych przez firmy to obecnie często podnoszony problem. Osoby zarządzające firmą czy instytucjami oraz podejmujące w nich kluczowe decyzje powinny być świadome zmian, jakie nastąpią w obszarze ochrony danych osobowych. Należy pamiętać, że w erze dzisiejszej globalizacji pozyskiwanie danych osobowych ma coraz większe znaczenie ekonomiczne, szczególnie w obszarze tzw. Big Data.

Jakie obowiązki przewiduje RODO? Nowa regulacja nakłada na przedsiębiorców i instytucje cały szereg nowych obowiązków oraz wzmacnia już te obowiązujące. Najważniejsze obowiązki to: wymóg właściwego zabezpieczenia przechowywanych danych osobowych i wdrożenie nowych procedur zarządzania danymi pracowniczymi, zmiany w polityce informacyjnej oraz zapewnienie nowych praw użytkownikom, w tym w szczególności prawa do zapomnienia. Z uwagi na specyfikę RODO najmocniej ingerować będzie w dwa obszary pracy przedsiębiorstw:

- human resources oraz

- sprzedaż i marketing.

Karą za nieprzestrzeganie przez przedsiębiorców obowiązków wynikających z RODO mają być, w zależności od rodzaju naruszeń, kary finansowe sięgające – w przypadku przedsiębiorstwa – aż do 4 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Dodatkowo, osoby fizyczne będą mogły wystąpić do sądu z roszczeniem odszkodowawczym przeciwko firmie za nieprzestrzeganie nowych przepisów.

Warto jednak również wspomnieć, jakie korzyści dla firm przyniesie RODO. Po pierwsze, nowa regulacja ma zapewnić te same reguły prowadzenia biznesu w zakresie ochrony danych osobowych na obszarze całej Unii Europejskiej, chodzi zatem o stworzenie jednolitego prawa na poziomie europejskim. Po drugie, dzięki zastosowaniu mechanizmu One-stop-shop, firmy będą mieć możliwość zgłaszania nieprawidłowości i egzekwowania swoich praw w jednym wyspecjalizowanym do tego organie, zamiast kilku oddzielnych instytucjach i instancjach. Instrument ten, jak przekonuje Komisja Europejska, ma zapewnić również większe szanse dochodzenia roszczeń wobec przedsiębiorców z innych krajów Unii. Co więcej, firmy z państw trzecich, które oferują swoje usługi na terenie wspólnoty europejskiej, będą zmuszone stosować się do przepisów Rozporządzenia. Po trzecie, w miejsce obecnego generalnego inspektora ochrony danych osobowych powołany zostanie nowy organ – prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. RODO przewiduje także specjalne prawo do transferu danych dla start-upów oraz mniejszych przedsiębiorstw, które będą mogły uzyskać dostęp do rynków danych obleganych przez największych graczy w obszarze cyfryzacji.

2. Projekt ustawy o jawności życia publicznego – czyli obowiązki wdrożenia procedur antykorupcyjnych w firmach i ochrona sygnalistów

Projekt ustawy o jawności życia publicznego (dalej: projekt ustawy) po raz pierwszy został zaprezentowany 23 października 2017 r., a jego wejście w życie zaplanowano na początek 2018 roku. Z uwagi jednak na fakt, że prace nad projektem ustawy nadal trwają, należy przypuszczać, że termin wejścia w życie nowych obowiązków nieco się przesunie. Nowa regulacja dotyczyć będzie co najmniej średnich przedsiębiorstw, w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Jakie obowiązki przewiduje projekt ustawy? Firmy będą musiały podjąć w szczególności następujące działania:

- opracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego przedsiębiorcy, jako deklaracji odrzucającej korupcję w firmie. Kodeks ten będzie musiał zostać podpisany przez każdego kontrahenta, pracownika i współpracownika firmy;

- opracowanie wewnętrznej procedury informowania władz firmy o propozycjach korupcyjnych;

- opracowanie wewnętrznej procedury w firmie dotyczącej otrzymywania prezentów i innych korzyści przez pracowników;

- zaznajomienie pracowników z zasadami odpowiedzialności karnej za popełnienie określonych w projekcie ustawy przestępstw;

- brak możliwości rozwiązania umowy (umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej) z sygnalistą, tj. osobą zgłaszającą istotne informacje o działaniach korupcyjnych w firmie. Jeżeli sygnalista taki zostanie zwolniony, pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić mu równowartość wynagrodzenia za dwa lata pracy.

Karą za nieprzestrzeganie przepisów (tj. za brak procedur antykorupcyjnych lub ich niestosowanie bądź stosowanie procedur pozornych/nieskutecznych) ma być kara finansowa w wysokości do 10 mln zł, nałożona przez prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

3. Zmiany podatkowe

Rok 2018 to rok wdrażania zmian związanych z uszczelnianiem podatku VAT. Najważniejsze zmiany podatkowe, jakie będą mieć miejsce w przyszłym roku to przede wszystkim te dotyczące:

- Jednolitego Pliku Kontrolnego dla mikro przedsiębiorców,

- split payment oraz

- centralnego rejestru faktur, które mają na celu zabezpieczenie płynności finansowej firmy.

W kontekście Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) – od nowego roku, obowiązkiem prowadzenia rejestru elektronicznego w postaci JPK zostanie objęta kolejna grupa podatników VAT. Pierwsi podatnicy VAT zostali zobowiązani już w 2016 r. do przekazywania informacji o prowadzonej ewidencji w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego za każdy miesiąc. Terminy zróżnicowano dla różnych kategorii podmiotów i tak w lipcu 2016 r. obowiązkiem składania JPK objęte zostały duże przedsiębiorstwa, w styczniu 2017 r. objęci zostali mali i średni przedsiębiorcy oraz podmioty, które uznaje się za małych i średnich przedsiębiorców. W styczniu 2018 r. natomiast obowiązek prowadzenia rejestru elektronicznego w postaci JPK zostanie nałożony na pozostałych czynnych podatników VAT prowadzących ewidencję za pomocą oprogramowania. Tym samym, nowe zasady obejmą mikro przedsiębiorców, a zatem ponad 1,6 milinów podmiotów w całym kraju.

W kontekście Split payment – projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw przewiduje wprowadzenie w nowym art. 108a ust. 1 ustawy VAT mechanizmu płatności podzielonej („split payment"). Mechanizm ten ma polegać na dokonaniu przez wpłacającego podziału kwoty należności wynikającej z faktury z wykazaną kwotą podatku w taki sposób, że (i) płatność całości albo części kwoty odpowiadającej podatkowi VAT dokonywana jest na rachunek VAT; (ii) płatność całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób. Zapłata z zastosowaniem split payment dokonywana będzie przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

4. Specjalne strefy ekonomiczne dla przedsiębiorców

Na początek 2018 r. zaplanowano również wejście w życie ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych. Wiceminister rozwoju zapowiedział ukończenie prac nad nową ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych (dalej: SSE) do końca roku. Nowe zasady dotyczące inwestowania mają istotne znaczenie, w szczególności dla małych i średnich przedsiębiorców, jak również dla przedsiębiorców zagranicznych. Zmianie ma ulec przede wszystkim zasięg terytorialny inwestycji, które dotychczas były wspierane przez polski rząd. Zmienić mają się także czynniki wpływające na podjęcie decyzji o rozpoczęciu danej inwestycji. Do tej pory decydujące znaczenie miały kwestie tworzonych miejsc pracy i wielkości poniesionych przy tym nakładów. Ustawa SSE sprawi, że od 2018 r. przedsiębiorcy będą mogli stawiać przede wszystkim na jakość i standardy inwestycji. Ministerstwo Rozwoju zamierza również rozszerzyć zachęty inwestycyjne na obszar całego kraju, które do tej pory obowiązywały jedynie w specjalnych strefach ekonomicznych. Ulgi podatkowe mają zostać uzależnione od trzech czynników:

- lokalizacji,

- charakteru inwestycji i

- jakości powstających miejsc pracy.

Zdaniem autorki

Aleksandra Berger, prawnik Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k. Wspólnicy Sp. k.