Postępowanie cywilne: e-mail, sms może być dokumentem

Nowelizacja Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego i niektórych innych ustaw, która weszła w życie 8 września 2016 r. przyniosła przełomowe zmiany dla obrotu gospodarczego oraz przedsiębiorców. Ustawodawca wreszcie zdecydował się na dostosowanie przepisów do cyfrowej rzeczywistości i uregulowanie czynności prawnych zawartych w mniej sformalizowany sposób, jak chociażby w formie wiadomości sms czy korespondencji e-mail. Unowocześnienie i cyfryzacja postępowania cywilnego to równie istotna odsłona tej nowelizacji.

Od kilkunastu lat zmiany wprowadzane w kodeksie cywilnym zmierzają do odformalizowania obrotu gospodarczego. Ostatnia nowelizacja jest jednak prawdziwym krokiem milowym.

Zapisać i odtworzyć

Do tej pory, aby zachować należytą staranność przy zawieraniu umowy strony musiały dopilnować, aby dokument umowy w formie papierowej został własnoręcznie podpisany przez drugą stronę, nawet jeśli wszystkie istotne postanowienia strony ustaliły wcześniej w korespondencji e-mail albo w wiadomościach sms. Tylko pismo z własnoręcznym podpisem stanowiło „dokument umowy" i dowód zawarcia umowy o określonej treści. Dokumentem umowy nie była niepodpisana umowa załączona do korespondencji e-mail, nawet jeśli jej treść została uzgodniona i zaakceptowana przez obie strony. Co oczywiste, rodziło problemy, kiedy umowa była negocjowana „na odległość" a zachodziła konieczność niezwłocznego jej zawarcia. W praktyce strony biznesowe polegały na wiadomościach e-mail albo sms-ach, ale w momencie sporu ich sytuacja była niepewna. Przykładowo, wydruki z poczty elektronicznej były traktowane jako środki uprawdopodobniające, że doszło do zawarcia określonej umowy, ale nie zawsze można z nich było jednoznacznie wywieść sporną treść czynności prawnej.

Obecnie ustawodawca jasno określił, że dokumentem nie jest tylko pismo, ale „każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią". Dokumentem może być zatem wiadomość e-mail, sms, mms, a także nagranie audio czy wideo, pod warunkiem, że można je zapisać i odtworzyć. Ustawodawca zmienił również przepisy dotyczące przeprowadzania dowodów z dokumentu, co stanowi niebagatelne ułatwienie w sporze sądowym. Wydruki z poczty elektronicznej w konkretnej sytuacji będą mogły być traktowane jako dokumenty stanowiące dowód złożenia oświadczenia o określonej treści. Taki sam walor dokumentu uzyskały nagrania audio i wideo, a przepisy proceduralne jasno rozróżniają sposób przeprowadzenia dowodu z dokumentów zawierających tekst oraz z pozostałych dokumentów.

Nowoczesna forma czynności prawnych

Jako konsekwencję uregulowania tak szerokiego pojęcia dokumentu wprowadzono nową formę czynności prawnych - formę dokumentową, która w skutkach prawnych została zrównana ze zwykłą formą pisemną. Od 8 września 2016 r., jeżeli ustawa albo umowa pod rygorem nieważności nie przewidują bardziej rygorystycznej formy, oświadczenie złożone w formie jakiegokolwiek dokumentu (przykładowo wiadomości sms, mms, e-mail czy nagrania audio lub wideo) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie jego nadawcy, ma co do zasady taki sam walor prawny jak oświadczenie złożone i podpisane na piśmie. Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorców

Wymóg zachowania formy dokumentowej może być nałożony ustawą albo umową stron. Do tej pory forma dokumentowa zastąpiła jedynie ustawowy wymóg stwierdzenia pismem umowy pożyczki, której kwota przekracza tysiąc złotych. Ustawodawca nie zdecydował się jednak na zastąpienie wymogu stwierdzenia pismem zastrzeżeniem formy dokumentowej w przypadku innych czynności, jak chociażby przelew wierzytelności, umowa dostawy, umowa o roboty budowlane czy umowa spółki cywilnej. Zarówno ustawowe, jak również umowne zastrzeżenie formy dokumentowej dla czynności prawnej ma wyłącznie rygor dowodowy, chyba, że zostanie zastrzeżona sankcja nieważności. Oznacza to, że co do zasady w ewentualnym sporze nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania takiej czynności. Nie dotyczy to jednak obrotu profesjonalnego i żądania konsumenta w sporze z przedsiębiorcą, gdzie tzw. dowody osobowe nie są ograniczone.

Oprócz uregulowania nowej formy dokumentowej, ustawodawca wyodrębnił formę elektroniczną jako samodzielną formę czynności prawnych. Zasadnicza różnica pomiędzy formą dokumentową a elektroniczną jest taka, że oświadczenie złożone w tej drugiej formie za pośrednictwem środków elektronicznych powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowiącym substrat „własnoręcznego podpisu". Z tego też względu forma elektroniczna i pisemna są równoważne, chyba że przepis ustawy lub zastrzeżenie umowne stanowi inaczej.

Łatwiej zawrzeć umowę

Opisane zmiany stanowią ogromne ułatwienie dla obrotu. Uregulowana została sytuacja, gdy strony wymieniając oświadczenia w formie „cyfrowej" zawierają umowę równoważną w skutkach z umową w formie pisemnej. Jedynym wymogiem, który przewiduje ustawodawca jest to, aby możliwe było - w jakikolwiek sposób - ustalenie nadawcy takich oświadczeń. Wystarczające będzie umieszczenie w wiadomości sms imienia i nazwiska nadawcy albo wysłanie wiadomości e-mail z adresu elektronicznego obejmującego imię i nazwisko nadawcy. Jeśli ustalenie nadawcy nie będzie możliwe na podstawie treści takiego dokumentu, niewykluczone będzie sprawdzenie nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie. Oznacza to, że w praktyce każde oświadczenie - nawet „niepodpisane" imieniem i nazwiskiem - może wywoływać określone skutki prawne, jeżeli będzie możliwe ustalenie osoby, która je złożyła.

Przedsiębiorcy uzyskali jeszcze większe ułatwienie w zawieraniu umów w sytuacjach, w których nie zostały spełnione wymagania formy dokumentowej, bo przykładowo została zawarta tylko umowa ustna. Analogicznie, jak w przypadku pisma potwierdzającego, przy braku zachowania formy pisemnej ustawodawca przewidział, że jeżeli jedna strona niezwłocznie potwierdzi treść umowy ustnej w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten będzie zawierał zmiany lub uzupełnienia niezmieniające istotnie treści umowy, strony będzie wiązać umowa o treści wskazanej w tym dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie sprzeciwiła się temu w formie dokumentu.

Jeśli zatem po spotkaniu, na którym przedsiębiorcy zgodnie potwierdzili wolę zawarcia umowy, jedna ze stron przesłała drugiej wiadomość e-mail opisując ustaloną treść umowy z nieznacznymi zmianami nieingerującymi istotnie w jej treść, strony będzie wiązać umowa o treści wynikającej z tej korespondencji, chyba, że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi, na przykład odpowiadając na wiadomość e-mail z treścią umowy.

Trudniej o zasadę pewności obrotu

Nowelizacja spowodowała, że wszyscy uczestnicy obrotu, a zwłaszcza przedsiębiorcy, powinni być ostrożniejsi w kontaktach z kontrahentami. Forma „cyfrowa" niewątpliwie przyspiesza obrót i ułatwia nawiązywanie relacji biznesowych. Jednocześnie jednak łatwość dokonywania, modyfikacji i rozwiązania czynności prawnej może zachwiać pewnością obrotu.

Zgodnie z nowelizacją, umowę zawartą w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej będzie można wypowiedzieć lub od niej odstąpić składając oświadczenie w formie dokumentowej, a zatem także za pośrednictwem wiadomości sms lub e-mail. Chcąc uchronić się przed taką ewentualnością, strony będą musiały jasno uregulować w umowie, w jakiej bardziej rygorystycznej formie umowa może być rozwiązana pod rygorem nieważności.

Również złagodzenie wymogów dotyczących formy dokonywanych czynności prawnych nie powoduje bynajmniej, że strony są zwolnione z innych wymogów, takich jak chociażby konieczność zachowania odpowiedniej reprezentacji strony czy posługiwania się odpowiednim pełnomocnictwem, w szczególności jeśli stroną czynności jest spółka. Przykładowo, wymiana oświadczeń w formie korespondencji e-mailowej albo sms-owej przesyłanej ze skrzynki jednego członka zarządu w przypadku reprezentacji łącznej nie zawsze będzie wywoływała przewidziane w znowelizowanych przepisach skutki. Problematyczne może być również ustalenie momentu otrzymania oświadczenia woli w formie elektronicznej przez drugą stronę, skoro zgodnie z niezmienionym art. 61 § 2 k.c. oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Podkreślenia wymaga jeszcze jedna kwestia. Do tej pory komunikacja elektroniczna miała jedynie walor pomocniczy w trakcie negocjacji albo późniejszego wykonywania umowy. Wskutek nowelizacji oświadczenia składane za jej pośrednictwem co do zasady będą wiążące i skuteczne w relacjach biznesowych na równi ze składanymi w formie pisemnej. Oznacza to, że strony powinny zachować szczególną ostrożność w trakcie takiej komunikacji, chociażby korzystając z odpowiednich zastrzeżeń. Druga strona może bowiem wypaczyć ją niejednoznacznym oświadczeniom składanym w formie elektronicznej albo wykorzystać długotrwałe milczenie kontrahenta dla potwierdzenia własnego stanowiska.

Czas do 8 września 2019 r.

Obok unowocześnienia przepisów k.c. poprzez uregulowanie czynności zawieranych za pośrednictwem środków elektronicznych ustawodawca wprowadził innowacyjne zmiany do procedury cywilnej. Nowelizacja, idąc przykładem zachodnich jurysdykcji, wprowadza możliwość wnoszenia i doręczania pism za pomocą systemu teleinformatycznego - tzw. Elektronicznego Biura Podawczego. Za pośrednictwem tej sądowej aplikacji w każdym postępowaniu cywilnym strony będą mogły zdecydować, czy chcą wnosić i otrzymywać pisma drogą elektroniczną, z pominięciem tradycyjnych metod doręczenia. Wszystkie sądy będą musiały umożliwić stronom wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną za pomocą aplikacji „Elektroniczne Biuro Podawcze" do 8 września 2019 r.

Ustawodawca nie zdecydował się jednak na zupełne odformalizowanie wnoszenia pism za pośrednictwem nowej platformy sądowej. Nadal do pisma trzeba będzie dołączyć uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, ale już odpisy załączników będą poświadczane elektronicznie, tj. z chwilą wprowadzenia przez pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. Najistotniejszym jednak wymogiem jest konieczność opatrzenia pisma wnoszonego do EBP weryfikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Trudno już teraz ocenić, na ile strony i ich pełnomocnicy będą korzystali z EBP. Praktycznym i z pewnością znaczącym udogodnieniem będzie możliwość pozyskania z systemu odpisu orzeczenia. Będzie on miał walor odpisu sądowego, co może znacznie przyspieszyć egzekwowalność orzeczeń.