Likwidacja spółki. Co z dokumentacją księgową i kadrową

Likwidacja to zakończenie bytu prawnego przedsiębiorstwa. Ma na celu spieniężenie majątku oraz zakończenie bieżących spraw spółki. Kwestie procesów likwidacji wszystkich spółek osobowych oraz kapitałowych regulują odpowiednie przepisy.

Wiele osób jest przekonanych, że obowiązki związane z zakończeniem prowadzenia wszelkiej działalności usługowo-handlowej w naszym kraju kończą się wraz z likwidacją firmy. Nic bardziej mylnego. Na przedsiębiorstwo, które kończy swoją działalność, prawo nakłada wiele obowiązków, m.in. obowiązek przechowywania i archiwizacji dokumentacji kadrowo-księgowej przedsiębiorstwa, gdyż przepisy prawa nie pozwalają na wyrzucenie czy zniszczenie dokumentacji likwidowanej spółki. Ponadto, przepisy ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wymuszają obowiązek ochrony dokumentów przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami oraz nieupoważnionym rozpowszechnianiem (art. 71 ust. 1 uor). Konieczność archiwizacji dokumentacji także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki służy przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników i ma umożliwić odtworzenie przebiegu całej kariery pracowników, a tym samym zagwarantować im dostęp do przysługujących świadczeń. Dodatkowym celem obowiązku archiwizowania dokumentacji spółki jest także zapewnienie różnym instytucjom, np. podatkowym, dostępu do dokumentacji źródłowej.

Przepisy regulujące obowiązki dotyczące archiwizacji dokumentów spółki to m.in.

- ustawa o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1047 ze zm.; dalej uor),

- ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 201 ze zm.; dalej: o.p.),

- kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1578 ze zm.; dalej: k.s.h.),

- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1506; dalej: ustawa o archiwach),

- kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1666 ze zm.; dalej: k.p.),

- ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1383; dalej: ustawa o FUS),

- inne.

Kto, gdzie i co przechowuje

Zgodnie z art. 84 § 3 k.s.h. księgi i dokumenty rozwiązanej spółki osobowej (za wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej) należy oddać na przechowanie wspólnikowi lub osobie trzeciej. W przypadku braku ich zgody, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.

Również art. 288 § 3 ks.h. wskazuje na obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów spółki z o.o. po jej rozwiązaniu. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. Jeśli umowa lub uchwała nie zawiera postanowienia o tym, komu ma zostać przekazana dokumentacja, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy - z urzędu lub na wniosek likwidatora.

Jeżeli dokumenty rachunkowe będą przechowywane poza spółką, art. 73 uor nakłada obowiązek powierzania dokumentacji takiej jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe itp. wyłącznie jednostce profesjonalnie świadczącej usługi archiwizacyjne.

Dodatkowo, art. 76 uor precyzuje, że zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane, przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu przechowywania zbiorów kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Natomiast w przypadku, gdy spółka zakończyła swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, dokumentację przechowuje jednostka kontynuująca jej działalność.

Jako płatnik

Artykuł 32 o.p. wskazuje, że płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta (po upływie tego okresu płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku). Natomiast w razie likwidacji podmiot dokonujący jej likwidacji zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia spółki, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Kadrowe wyjątkowo ważne

Kwestie przechowywania i postępowania z dokumentacją kadrową w przypadku likwidacji pracodawcy określa natomiast w rozdziale 4b ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ustawa ta zobowiązuje pracodawcę, który został postawiony w stan likwidacji, do wskazania podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania.

Ponadto, na podstawie przepisów k.p. pracodawca, pod groźbą grzywny, ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z art. 51z ustawy o archiwach, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych po uprzedniej ocenie dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje, może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Decyzji tej nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

Ponadto dokumentacja przekazana innym podmiotom do dalszego przechowywania powinna zostać uprzednio uporządkowana. Do porządkowania dokumentacji stosuje się przepisy rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), z wyjątkiem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

W formie elektronicznej

Archiwizacja dokumentacji księgowej wyłącznie w formie elektronicznej jest możliwa i zgodna z przepisami prawa podatkowego, zawartymi m.in. w ustawie o VAT. Dotyczy to zarówno dokumentów otrzymanych bezpośrednio w formie elektronicznej oraz tych otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i wprowadzonych do systemu. Zgodnie z interpretacją Izby Skarbowej w Warszawie z 31 stycznia 2017 r. (1462-IPPP3. 4512.15.2017.1.JŻ) oraz z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2017 r. (0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa) taka archiwizacja jest możliwa pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia danych zawierających dokumentację przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, jak i przed dostępem do nich nieupoważnionych do tego osób. Należy również zagwarantować ciągłość cech eksploatacyjnych nośnika danych w czasie wymaganym do przechowywania dokumentów. Ponadto, dokumenty muszą zostać wprowadzone do systemu w czytelnej formie oraz w sposób uniemożliwiający ich zmianę, czyli np. w formacie PDF lub JPG. Dodatkowo należy je przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści (art. 106m ust. 1, 112a ust. 1 ustawy o VAT). Co więcej, spółka powinna umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do dokumentów oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112 ust. 3 i 4 ustawy o VAT).

Podatkowe w praktyce – rok dłużej...

Zasadniczo dla celów podatkowych okres przechowywania ksiąg rachunkowych jest o jeden rok dłuższy niż wymagany przepisami uor. Ustalając okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych uwzględnia się także przepisy o.p. W myśl art. 86 § 1 o.p., prowadzone dla celów podatkowych ewidencje, księgi, rejestry i inne dokumenty przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To oznacza, że np. zeznania roczne za dany rok (np. CIT-8), które są składane i rozliczane w kolejnym roku podatkowym, powinny być przechowywane przez pięć lat licząc od zakończenia roku, w którym zostały złożone.

Okres przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi zwykle pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 oraz art. 70 § 1 o.p.). Jednak bieg tego terminu przedawnienia może zostać przerwany lub zawieszony, np. na skutek ogłoszenia upadłości. Wówczas po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo, od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego.

...a przy odliczaniu straty kolejne pięć lat

Szczególnym przypadkiem przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji jest sytuacja, kiedy podatnik w swoim zeznaniu rocznym wykazał stratę, którą zgodnie z przepisami może odliczyć w ciągu kolejnych pięciu lat. Okres przechowywania dokumentów powinien być dłuższy, pomimo że ustawodawca bezpośrednio nie przewidział takiej sytuacji w przepisach. Aby ustalić prawidłowy okres przechowywania dokumentów należy się odwołać się do aktualnych wyroków sądów administracyjnych czy interpretacji organów podatkowych. Wynika z nich, że pięcioletni okres przechowywania dokumentacji podatkowej należy liczyć od upływu terminu płatności podatku z zeznania rocznego, w którym ta strata została odliczona, a nie tego, w którym ją wykazano. Może się więc zdarzyć, że podatnik, który odliczy stratę w piątym (ostatnim możliwym) roku, będzie przechowywał dokumentację podatkową za rok, w którym wykazał stratę, jeszcze przez kolejne pięć lat.

Powyższe stanowisko potwierdził m.in. WSA w Gliwicach w wyroku z 16 października 2013 roku, (I SA/Gl 292/13) i Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 25 sierpnia 2015 r. (IBPB-1-2/4510-150/15/AnK).

Szczególne przypadki

W szczególnych przypadkach zobowiązań powstających na mocy decyzji administracyjnej organu podatkowego, zobowiązanie w ogóle nie powstaje. Ma to miejsce, gdy decyzja ustalająca to zobowiązanie została doręczona po upływie trzech lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, lub pięciu lat – gdy podatnik nie złożył deklaracji w terminie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego, lub w złożonej deklaracji nie ujawnił wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego. Sytuacja taka może mieć miejsce jedynie dla zobowiązań podatkowych nie powstających z mocy prawa, czyli np. z tytułu podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, czy od spadków i darowizn.

Natomiast nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednak po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu. W przypadku takich zobowiązań, dokumenty należy przechowywać dopóki istnieje taka hipoteka lub zastaw.

Listy płac i karty wynagrodzeń

Według art. 125a ust. 4 ustawy o FUS, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres aż 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Natomiast dla dokumentacji płacowej okres ten liczy się od dnia jej wytworzenia.

Do czasu potwierdzenia uprawnień emerytalnych

Dokumenty zgłoszeniowe dotyczące płatnika – ZUS ZFA, ZUS ZPA – należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej. Natomiast kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty (czyli dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek) płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Termin ten dotyczy dokumentów ZUS przekazanych począwszy od 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do 31 grudnia 2011 roku obowiązuje poprzedni termin przechowania dokumentów, wynoszący 10 lat.

Ponadto, wszystkie dokumenty uwierzytelniające uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

O okresie przechowywania akt osobowych traktuje art. 51u ustawy o archiwach. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.

Uwaga! Jeśli kwestię przechowywania zbiorów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, zawsze należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający. Nie ma jednak przeszkód, aby jednostka przechowywała dokumenty dłużej niż na to wskazują przepisy, jeśli to wynika z jej potrzeb.

W odniesieniu do dokumentów korporacyjnych, spółka oraz jej nabywca (następca prawny) są obowiązani przechowywać księgi i dokumenty w sposób nieprzerwany w całym okresie istnienia spółki oraz po jej rozwiązaniu.