O elektronizacji zamówień publicznych mówiło się od dawna. Nowelizacja ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dokonana ustawą z 22 czerwca 2016 r. (DzU 2016 r., poz. 1020) stanowi milowy krok w tym kierunku. Generalnie chodzi o rezygnację z pisemnej formy komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami na rzecz środków elektronicznych. Istotną zmianą, która się z tym wiąże, jest zastąpienie licznych dokumentów składanych przez wykonawców jednym elektronicznym oświadczeniem. Jest to Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ). Można śmiało powiedzieć, że mamy do czynienia z małą rewolucją, jeśli chodzi o formę prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Kluczowe daty
Ustawa nowelizująca z 22 czerwca 2016 r. implementuje do polskiego prawa krajowego nowe dyrektywy unijne z 2014 r. dotyczące zamówień publicznych. Chodzi o dyrektywę 2014/24/UE (tzw. dyrektywa klasyczna) oraz 2014/25/UE (tzw. dyrektywa sektorowa). Weszła w życie 28 lipca 2016 r., czyli z pewnym opóźnieniem w stosunku do terminu implementacji dyrektyw, który przypadał na 18 kwietnia 2016 r.
Elektronizacja będzie wdrażana stopniowo. Centralny zamawiający (tj. Centrum Usług Wspólnych) będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r. JEDZ w formie elektronicznej będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych 18 kwietnia 2018 r. lub później. Natomiast pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich pozostałych zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań wszczynanych od 18 października 2018 r.
Nowe zasady
Ustawa nowelizująca dodała do prawa zamówień zupełnie nowy rozdział 2a, poświęcony komunikacji zamawiającego z wykonawcami. Przede wszystkim przewiduje on rezygnację z pisemnej formy komunikacji na rzecz porozumiewania się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Chodzi o faks i środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, czyli przede wszystkim o pocztę elektroniczną. Zamawiający będzie mógł też ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofertach w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty (art. 10a ust. 2 p.z.p.). Co istotne, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczenia składane przez wykonawców, w tym JEDZ, będą musiały być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym i to pod rygorem nieważności (art. 10a ust. 5 p.z.p.).
Zamawiający będzie musiał zapewnić, żeby komunikacja elektroniczna odbywała się w sposób niepowodujący dyskryminacji niektórych wykonawców – ograniczający im dostęp do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Chodzi o to, żeby narzędzia i urządzenia teleinformatyczne używane do komunikowania się były ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami będącymi w powszechnym użyciu (art. 10b p.z.p.). W przypadku narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, zamawiający może z nich korzystać, ale tylko, o ile zachodzi któraś z przesłanek opisanych w art. 10d ust. 1 p.z.p. Jest tak w sytuacji, gdy zamawiający oferuje wykonawcom pełny, nieograniczony, bezpłatny, i bezpośredni dostęp do takich narzędzi, urządzeń lub formatów plików (wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu należy podać adres strony internetowej, na której są one dostępne), albo gdy zapewnia wykonawcom tymczasowe narzędzia bezpłatnie udostępnione w sieci, tudzież gdy udostępnia inny – zastępczy środek komunikacji elektronicznej umożliwiający złożenie oferty.