Wydatki w projektach unijnych muszą być racjonalne i uzasadnione

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy walczyli lub będą walczyć o unijne dofinansowanie spotkają się z kryterium, które nakazuje sprawdzić, czy wydatki w ramach projektu są racjonalne, wiarygodne i uzasadnione z punktu widzenia celu, zakresu i zakładanych efektów (rezultatów) inwestycji. Oczywiście powyższe sformułowanie jest przykładowe, a w zależności od tego, o jakim programie operacyjnym mowa (krajowym, czy regionalnym), o jakim działaniu, może brzmieć nieco inaczej. Zawsze chodzi jednak mniej więcej o to samo. Mianowicie aby sprawdzić następujące kwestie:

- racjonalność wydatków (ich wysokość musi być dostosowana do zakresu zaplanowanych czynności/potrzeb inwestycyjnych. Nie mogą być one zawyżone ani zaniżone. Wnioskodawca jest zobowiązany przedstawić w dokumentacji aplikacyjnej sposób przeprowadzenia rozeznania rynku oraz wskazać źródła danych, na podstawie których określono kwoty poszczególnych wydatków),

- zasadność wydatków w kontekście celu projektu oraz celów działania, a także działań zaplanowanych w projekcie (wydatki muszą być potrzebne i bezpośrednio związane z realizacją działań zaplanowanych w projekcie. Przedsiębiorca jest zobowiązany wykazać w dokumentacji aplikacyjnej konieczność poniesienia każdego wydatku i jego związek z planowanym celem/rezultatem projektu),

- kwalifikowalność wydatków oraz ich przyporządkowanie do odpowiednich kategorii (np. wydatków inwestycyjnych do pomocy inwestycyjnej, a wydatków na prace rozwojowe do pomocy na takie prace).

Wspólne pieniądze

Uzasadnienie dla takiego kryterium jest oczywiste. Dofinansowanie ze środków publicznych, niezależnie nawet od tego, czy mowa o środkach unijnych, czy pochodzących wyłącznie z budżetu państwa lub samorządu, są środkami pochodzącymi z podatków. W związku z tym powinny być wydatkowane w sposób jak najbardziej racjonalny, uzasadniony i przynoszący jak najwięcej korzyści nie tylko konkretnemu przedsiębiorcy, ale także społeczności (w zależności od skali projektu: lokalnej, regionalnej lub całego kraju). W związku z tym nikogo nie trzeba chyba przekonywać, że takie kryterium nie tylko powinno towarzyszyć wyborowi projektów, ale powinno być kryterium obligatoryjnym, tzn. takim, którego niespełnienie skutkuje odmową przyznania pomocy finansowej.

Jednocześnie kryterium, które odwołuje się do racjonalności wydatków, ich odpowiedniej wysokości, adekwatności do celów, rezultatów projektu, może wydawać się stosunkowo proste do spełnienia. W końcu to przedsiębiorca planuje projekt inwestycyjny, wie czego mu potrzeba, co jest bezwzględnie konieczne, a z czego można zrezygnować (ewentualnie zakupić ze środków własnych), aby osiągnąć cel projektu i nie narazić się na zarzut wydatku nieuzasadnionego. Wreszcie przedsiębiorca ma zwykle wiedzę co do cen towarów, technologii, usług, które musi nabyć lub z których przyjdzie mu skorzystać.

Liczne pokusy

W praktyce sprawa nie jest taka prosta. Może się zdarzyć, że zwycięży pokusa rozbudowywania budżetu, tak aby uzyskać wyższe dofinansowanie. Czasem może to być wymuszone minimalnym limitem kosztów kwalifikowanych. Podstawowa inwestycje planowana przez firmę nie wystarcza, aby taki limit wydatków osiągnąć i zaczyna się szukanie na siłę, co jeszcze można by zrobić, co dorzucić do projektu, aby zwiększyć jego wartość i spełnić kryterium finansowe.

Inna kwestia to niedbałość o szczegóły. Wspomniana znajomość rynku, branży, sektora, w którym działa przedsiębiorca może przełożyć się na myślenie, że dla wszystkich innych pewne wydatki, ceny też powinny być oczywiste i nie warto poświęcać więcej czasu na ich tłumaczenie. A właśnie brak wyjaśnień, uzasadnień i opisów poszczególnych pozycji może skutkować negatywną oceną wniosku.

Warto w tym miejscu odwołać się do poradnika przygotowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości „Badania na rynek - jak dobrze przygotować projekt w ramach działania". Wprawdzie odwołuje się on do konkretnego działania 3.2.1 „Badania na rynek" programu „Inteligentny rozwój", ale zawarte tam informacje z powodzeniem można rozszerzyć na wszystkie kryteria tego typu.

Poradnik PARP

Autorzy poradnika zwracają uwagę, że ocenę negatywną w kryterium racjonalności i zasadności wydatków otrzymywały projekty, w których wnioskodawcy przedstawili listy wydatków, jednak nie zawarli uzasadnienia, dlaczego są one niezbędne do wdrożenia wyników prac B+R i osiągnięcia celów projektu, a także z czego wynika ich wysokość (zasadniczym celem działania 3.2.1 jest wdrażanie wyników badań, inne programy wsparcia oraz działania mogą mieć inne cele). Wnioskodawca przygotowując się do realizacji projektu powinien dokonać oszacowania cen każdej pozycji planowanej do zakupu i w uzasadnieniu każdego wydatku wskazać, na czym oparł swoje szacunki. Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w przypadku wydatków w kategorii nabycie albo wytworzenie środków trwałych należy podać również koszt jednostkowy. Brak informacji w powyższym zakresie powodował negatywną ocenę kryterium.

Innym często powtarzającym się błędem było podawanie łącznych cen całej grupy środków trwałych bez opisu i uzasadnienia kosztów poszczególnych maszyn czy urządzeń. Przedsiębiorcy nie wskazywali również, jaką liczbę poszczególnych maszyn czy urządzeń planują zakupić za określoną we wniosku kwotę wydatków. W niektórych przypadkach wnioskodawcy zawyżyli wysokość wydatków w projekcie.

Negatywną ocenę w kryterium otrzymywały także te projekty, które nie dotyczyły wdrożenia wyników prac badawczo-rozwojowych (co było również powiązane z negatywną oceną w kryterium dotyczącym wdrożenia wyników prac B+R). Zgodnie z opisem omawianego kryterium, wydatki planowane do poniesienia w ramach projektu i przewidziane do objęcia wsparciem muszą być uzasadnione i racjonalne do zaplanowanych przez firmę działań i celów nie tylko samego projektu, ale również celów określonych dla działania. Akurat celem działania 3.2.1 „Badania na rynek" jest wdrożenie wyników prac B+R przeprowadzonych przez wnioskodawców samodzielnie lub na ich zlecenia, a dofinansowanie mogą otrzymać tylko projekty, które zakładają wprowadzenie na rynek nowego lub znacząco ulepszonego produktu będącego wynikiem prac B+R. W przypadku innych programów, np. regionalnych i/lub innych działań cele mogą być inne (prowadzenie badań, wypracowanie nowej technologii, stworzenie nowego produktu, osiągnięcie oszczędności: energii, surowców, wody, rozpoczęcie wytwarzania energii lub ciepła przy wykorzystaniu odnawialnych źródeł energii itp.). Nie zmienia to jednak zasady i mechanizmu oceny opisanego kryterium.

masz pytanie, wyślij e-mail do autora: m.koltuniak@rp.pl

Poradnik dla aplikujących

„Badania na rynek – jak dobrze przygotować projekt w ramach działania" (praca zbiorowa), to specjalny poradnik przygotowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Zawiera ono wnioski z przeprowadzonej analizy dotychczas składanych i ocenianych wniosków w ramach tego działania. W szczególności chodziło o analizę przyczyn negatywnej oceny projektów, przeanalizowanie tych kryteriów i tych zapisów, które skutkowały odrzucaniem wniosków. Publikacja, którą można pobrać w formacie PDF ze strony Agencji, została podzielona na dziewięć części według zasadniczych kryteriów wyboru projektów:

– wydatki w ramach projektu są racjonalne i uzasadnione,

– projekt dotyczy wdrożenia wyników prac badawczo-rozwojowych,

– wnioskodawca posiada zdolność do sfinansowania projektu,