Czym różni się finansowanie inwestycji ze środków własnych przedsiębiorcy od finansowania ze środków publicznych, w tym funduszy unijnych? Przede wszystkim formalizmem. Od samego planowania inwestycji, poprzez moment rozpoczęcia prac, po jej prowadzenie i rozliczanie, wszystko musi być drobiazgowo monitorowane i robione zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Sam plan inwestycji musi przyjąć postać oficjalnego projektu w formie wniosku o dofinansowanie i sformalizowanych załączników. Działając samodzielnie, przedsiębiorca może mieć spisany biznes plan, ale nie ma takiego obowiązku. Rozpoczynając inwestycję finansowaną z własnych środków przedsiębiorca może ją rozpocząć w dowolnym momencie, zawiesić jej prowadzenie, wznowić prace, rozszerzyć lub zawęzić projekt. Pełna elastyczność. Przy współfinansowaniu, szczególnie tam, gdzie wystąpi pomoc publiczna, tej elastyczności nie ma. Choćby sam moment rozpoczęcia realizacji inwestycji (pierwszy zakup, złożenie pierwszego wiążącego zamówienia, symboliczne wbicie pierwszej łopaty) może nastąpić najwcześniej w dniu kolejnym po tym, kiedy firma złożyła wniosek o wsparcie. Wcześniejsze rozpoczęcie prac lub w dniu złożenia wniosku dyskwalifikuje projekt ze względu na obowiązek zakwestionowania przez kontrolujących wydatków jako kwalifikowanych!
Tylko w wyjątkowo uzasadnionych wypadkach i zawsze po uzyskaniu zgody instytucji przyznającej pomoc, możliwe jest dokonanie zmian w projekcie, skutkujących jego zawężeniem (możliwe wyłącznie przy zachowaniu założonych rezultatów/celów projektu) lub rozszerzeniem (przedsiębiorca i tak nie dostanie już większej dotacji, niż pierwotnie obiecana, co oznacza obowiązek wniesienia większego wkładu własnego).
Kolejna różnica związana jest z wyborem potencjalnych dostawców towarów (maszyn, urządzeń, linii produkcyjnych, programów, komputerów, itd.) lub usługodawców (np. firmy budowlanej). Firma wydająca wyłącznie prywatne środki może kupić linię produkcyjną od zaprzyjaźnionej firmy, choćby takiej, której właścicielem jest wujek przykładowego przedsiębiorcy. To bowiem jego sprawa z kim współpracuje i jaki produkt uzna za najlepszy. Podobnie wykonanie robót budowlanych ma prawo powierzyć swojemu koledze z wojska, jeżeli ten taką firmę akurat posiada.
Przy korzystaniu z pieniędzy podatników wymagane jest zachowanie pewnych minimalnych reguł. Oznacza to co najmniej obowiązek rozpoznania rynku a przy większych zamówieniach (powyżej 50 tys. zł) zebrania i porównania kilku ofert. Nieprzestrzeganie tych reguł grozi utratą części lub nawet całości dofinansowania. Może to być szczególnie bolesne, jeżeli firma zrealizuje ciekawą inwestycję, wprowadzi innowacje w skali kraju, a może nawet świata, osiągnie założone cele, rezultaty i ostatecznie spotka się z odmową refundacji wydatków, bo nie będzie w stanie wykazać, że wymagany tryb konkurencyjny został zachowany.