Dotacje na audyt wzorniczy i opracowania strategii wzorniczej dla firm z Polski wschodniej

Mikro, mali i średni przedsiębiorcy prowadzący działalność na obszarze Polski wschodniej (województwa: warmińsko-mazurskie, podlaskie, podkarpackie, świętokrzyskie i lubelskie) mogą ubiegać się o środki z działania 1.4 „Wzór na konkurencję", które składa się na program „Polska wschodnia". Przewiduje ono wsparcie na dwa rodzaje, powiązanych ze sobą tematycznie projektów. Pierwszy obejmuje przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowania na jego podstawie strategii wzorniczej.

Co wydaje się oczywiste, taki audyt musi zostać przygotowany przez podmiot trzeci, zewnętrzny w stosunku do firmy. Chodzi przecież o to, aby ocenę stanu przedsiębiorstwa, w szczególności pod kątem realizowanych strategii wzorniczych lub szerzej marketingowych, wystawiła osoba mająca obiektywne spojrzenie. I aby wydała swoje rekomendacje co do dalszych działań.

Nie dla dowolności

Jednocześnie należy zaznaczyć, że wyboru właściwej firmy doradczej nie można wykonać w sposób zupełnie dowolny. W szczególności powinni o tym pamiętać przedsiębiorcy, którzy do tej pory nie korzystali z unijnych pieniędzy (generalnie pomocy publicznej), finansując wszystkie zakupy, inwestycje, usług doradcze ze środków własnych. W takim przypadku nikt nie patrzy na ręce, a wybór dostawcy lub usługodawcy jest generalnie sprawą przedsiębiorcy.

W przypadku wyboru firmy doradczej na potrzeby ubiegania się o wsparcie finansowe z działania 1.4 jest inaczej. Zarówno sam jej wybór, jak i jej potencjał jest przedmiotem oceny przez ekspertów Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (instytucja odpowiedzialna za wdrażanie działania 1.4 programu „Polska wschodnia"). Wszystko dlatego, że jedno z kryteriów nakazuje im sprawdzić, czy wnioskodawca przeprowadził postępowanie ofertowe i dokonał wyboru wykonawcy zgodnie z wymogami określonymi w regulaminie konkursu oraz podpisał z nim umowę warunkową.

Rozeznanie rynku

Co to oznacza? Wiąże się z obowiązkiem zachowania trybu rozeznania rynku (dla zamówień o wartości od 20 tys. zł do 50 tys. zł – netto) lub trybu konkurencyjności (gdy wartość zamawianej usług przekracza wartość 50 tys. zł netto). Pierwszy wymaga co najmniej potwierdzenia, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po takiej cenie, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami, lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami.

W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu (Uwaga! Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie jest uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku).

Tryb konkurencyjności jest bardziej wymagający i może oznaczać obowiązek zamieszczenia informacji o postępowaniu w sprawie poszukiwania ofert na stronie internetowej przedsiębiorcy, specjalnym portalu (https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/) oraz stronie instytucji pośredniczącej (w tym wypadku Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości).

Zapytanie ofertowe nie tylko musi wyraźnie wskazywać na jego przedmiot, czyli to, czego oczekuje firma od potencjalnego wykonawcy, ale zawierać także informacje o kryteriach wyboru usługi oraz punktach i wagach służących tej ocenie. Po jej przeprowadzeniu firma musi sporządzić protokół, w którym wskazuje zwycięzcę wraz z uzasadnieniem.

Pilnuj terminów

Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy unijnych wyznaczają także minimalne terminy, jakie musi dać zamawiający przy korzystaniu z trybu konkurencji. Dla omawianych tutaj zapytań, uwzględniając ich prawdopodobną, stosunkowo niewielką wartość (maksymalne dofinansowanie dla pierwszego etapu działania 1.4 to 100 tys. zł), termin ten będzie zapewne wynosił siedem dni. Tyle czasu musi zapewnić przedsiębiorca firmom doradczym na złożenie oferty (minimum).

Natomiast wracając do kryteriów, muszą być one obiektywne, nie mogą z góry preferować konkretnej firmy lub usługi. Ponadto przedsiębiorca powinien uwzględnić takie kryteria, które są stosowane do oceny całego projektu przez PARP. Bardzo ważne jest bowiem to, że o szansach uzyskania dofinansowania decyduje m.in. potencjał wybranej firmy doradczej.

Potencjał usługodawcy...

W związku z tym warto przywołać kryterium, które nakazuje oceniać, czy wskazany wykonawca posiada potencjał niezbędny do należytego świadczenia usług oraz zapewnia ich realizację przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje. Opis tego kryterium jest następujący (zgodnie z kryteriami wyboru projektów dla działania 1.4): wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach.

Wskazane jest, aby wykonawca posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w trzech różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy wykonawca posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie mogą być w szczególności referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami.

Do realizacji audytu wykonawca wskazał co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Wskazane jest, aby ekspert posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy ekspert posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów lub usług tylko w jednej branży, może być ekspertem w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie mogą być w szczególności referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami.

Wymagane jest, aby co najmniej jeden z wyznaczonych ekspertów posiadał udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa. W ocenie będą brane następujące elementy:

- doświadczenie i kompetencje wykonawcy (dodatkowym atutem będzie doświadczenie w branży, w której działa wnioskodawca, doświadczenie w projektowaniu produktów),

- doświadczenie i kompetencje zaproponowanych ekspertów (liczba ekspertów, komplementarność ich kompetencji i doświadczenia, dopasowanie ekspertów do potrzeb danego wnioskodawcy).

Możliwe jest przyznanie 0, 1, 2 lub 3 pkt, przy czym:

0 pkt – wskazany wykonawca nie posiada potencjału do należytego świadczenia usług lub nie zapewnia ich realizacji przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje,

1 pkt – kryterium spełnione w stopniu dostatecznym,

2 pkt – kryterium spełnione w stopniu dobrym,

3 pkt – kryterium spełnione w stopniu bardzo dobrym.

Aby projekt mógł zostać rekomendowany do dofinansowania musi uzyskać w tym kryterium co najmniej 1 pkt.

...I zarządu firmy

Oprócz doświadczenia firmy doradczej liczy się także potencjał samej firmy, w szczególności jej kadry kierowniczej i wola do wprowadzenia zmian. Odpowiednie kryterium, które odnosi się do takiej właśnie oceny, każe badać, czy firma - wnioskodawca posiada odpowiednią wiedzę pozwalającą na realizację projektu, ma sprecyzowane oczekiwania rezultatów audytu oraz jest zdeterminowany do wdrażania działań z niego wynikających.

W ocenie będą brane pod uwagę następujące elementy:

- świadomość kadry zarządzającej, a w przypadku osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą, właściciela, celów audytu wzorniczego oraz jego możliwych konsekwencji dla firmy (audyt wzorniczy może przynieść korzyści jedynie w przypadku, gdy zarząd wnioskodawcy będzie aktywnie w nim uczestniczył i będzie zdeterminowany do wdrażania działań z niego wynikających),

- gotowość do realizacji działań poaudytowych i poniesienia kosztów z nimi związanych oraz zapewnienia źródeł finansowania tych działań,

- znajomość projektu i jego celów przez kadrę zarządzającą, a w przypadku osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą, przez właściciela (zdolność do wyjaśnienia znaczenia projektu dla dalszego rozwoju firmy, znajomość odbiorców firmy i ich potrzeb, zdolność do określenia oczekiwanych efektów projektu),

- przedsiębiorca wyznaczył przedstawicieli do udziału w projekcie, wśród których znajduje się właściciel bądź członek organu zarządzającego lub wspólnik.

Ocena tego punktu będzie przeprowadzana na podstawie wniosku o dofinansowanie oraz rozmowy z przedstawicielem kadry zarządzającej. Podobnie jak w powyżej scharakteryzowanym kryterium, także tutaj możliwe jest przyznanie 0, 1, 2 lub 3 pkt, przy czym:

0 pkt – kryterium niespełnione,

1 pkt – kryterium spełnione w stopniu dostatecznym,

2 pkt – kryterium spełnione w stopniu dobrym,