Dotacje unijne dla firm za współpracę z zewnętrznymi audytorami i doradcami

Te fundusze unijne czekają na mikro, małych i średnich przedsiębiorców prowadzących działalność na obszarze makroregionu Polska wschodnia (województwa: warmińsko-mazurskie, podlaskie, lubelskie, świętokrzyskie oraz podkarpackie), którzy:

- zamknęli przynajmniej jeden rok obrotowy (trwający minimum 12 miesięcy),

- przynajmniej w jednym zamkniętym roku obrotowym trwającym co najmniej 12 miesięcy, w okresie ostatnich trzech lat osiągnęli przychody ze sprzedaży nie mniejsze niż 600 tysięcy zł,

- w ostatnim roku obrotowym zatrudniali co najmniej pięciu pracowników (średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty).

Oprócz formalnych kryteriów, liczy się oczywiście motywacja i chęć przeprowadzenia zmian w firmie. W tym konkretnym wypadku zmian związanych ze stylistyką oferowanych przez przedsiębiorcę produktów i sposobów docierania z nimi do potencjalnych odbiorców (ich wyglądu, użyteczności, funkcjonalności, stosowanych opakowań, oznaczeń, kolorystyki, dróg docierania do ostatecznych odbiorców, innych działań marketingowych). Środki, o których mowa, mają bowiem trafić do tych przedsiębiorców, którzy zdecydują się postawić na zmiany w stosowanym wzornictwie.

Jednocześnie należy wspomnieć, że chociaż od przedsiębiorcy (właścicieli, wspólników, kadry zarządzającej) wymagane jest zaangażowanie i stanowi ono przedmiot oceny, to jednak projektu związanego ze zmianą wzornictwa nie wolno przeprowadzić własnymi siłami. Obowiązkowe jest skorzystanie z usług zewnętrznych podmiotów, których zadaniem jest wejść do firmy, ocenić ją – przeprowadzając w tym celu audyt wzorniczy i na tej podstawie przygotować strategię wzorniczą. Trzeba więc skorzystać z wyspecjalizowanej usługi doradczej i właśnie wydatki na jej zakup należą tutaj do tzw. kosztów kwalifikowanych. W związku z tym to właśnie na ich poniesienie przedsiębiorcy mogą otrzymać dofinansowanie do 100 tys. zł, przy 85 proc. intensywności pomocy.

Numer działania

Firmy mogą otrzymać dofinansowanie na opracowanie nowych strategii wzorniczych ze środków działania 1.4 „Wzór na konkurencję", które to działanie jest częścią programu „Polska wschodnia". Składa się ono z dwóch etapów:

- Etap I obejmuje przeprowadzenie audytu wzorniczego u przedsiębiorcy korzystającego ze wsparcia i opracowanie strategii wzorniczej,

- Etap II obejmuje wdrożenie tej strategii wzorniczej tj. przeprowadzenie działań z wykorzystaniem procesów projektowania, których końcowym rezultatem będzie wprowadzenie na rynek innowacji.

Warunkiem ubiegania się o dofinansowanie drugiego etapu jest pomyślne zakończenie pierwszego, co oznacza jego pełne rozliczenie i uzyskanie w tym względzie akceptacji instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie działania 1.4 (jest to Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości).

Wracając zatem do etapu pierwszego, którego zresztą dotyczy ogłoszony obecnie przez PARP konkurs, to najważniejsze są tu hasła audytu i strategii wzorniczej. Pojęcia te zostały zdefiniowane na potrzeby działania.

Audyt i strategia

Zgodnie z regulaminem konkursu, audyt wzorniczy to audyt przeprowadzony w ramach etapu I działania, rozumiany jako analiza działalności przedsiębiorcy pod względem potencjału i potrzeb wzorniczych, której wynikiem jest strategia wzornicza. Audyt obejmuje m.in.: analizę wzorniczą przedsiębiorcy w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, analizę potrzeb beneficjenta w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego beneficjenta. Można powiedzieć, że tak przeprowadzony audyt ma pokazać mocne i słabe strony firmy, jak i szanse oraz zagrożenia związane z jej dalszą działalnością, w tym w szczególności w kontekście możliwości wykorzystania nowoczesnego designu oraz marketingu.

Jednym z efektów przeprowadzonego audytu musi być opracowanie strategii wzorniczej. Także w tym przypadku wytyczne dookreślają, co takiego powinno być zawarte w tym dokumencie. I tak, strategia wzornicza rozumiana jako raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

- ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej,

- ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów,

- opis trendów rynkowych, określenie kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek beneficjenta,

- ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie,

- zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie (przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie),

- możliwości rozwiązania problemów wzorniczych w firmie,

- rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy.

Wybór wykonawcy

Jednym z kluczowych elementów na drodze do dotacji jest wybór firmy, która przeprowadzi audyt i opracuje strategię wzorniczą. Znalezienie jej wymaga przeprowadzenia co najmniej konkursu ofert powiązanego z rozpoznaniem rynku. Jest to bardzo ważne, ponieważ przedsiębiorca ubiegający się o wsparcie musi wykazać, że zachował w tym względzie procedury konkurencyjności. Zgodnie bowiem z regulaminem konkursu, wnioskodawca w dokumentacji aplikacyjnej przedstawia informacje i dokumenty dotyczące procesu wyboru wykonawcy, w szczególności:

- kopię zapytania ofertowego,

- informację o terminie i miejscu publikacji zapytania ofertowego,

- kopię dokumentacji potwierdzającej skierowanie zapytania ofertowego do minimum trzech potencjalnych wykonawców (jeśli jest to obiektywnie wykonalne),

- kopię protokołu wyboru wykonawcy,

- umowę warunkową zawartą z wybranym wykonawcą audytu wzorniczego.

Po drugie, ustalając w zapytaniu ofertowym warunki przedkładanych propozycji oraz określając wymogi dla potencjalnych wykonawców, należy zwrócić uwagę na kryteria przyjęte dla konkursu. Eksperci oceniający wnioski o dofinansowanie będą bowiem badać nie tylko potencjał samej firmy do przeprowadzenia projektu opisanego w dokumentacji, ale także potencjał i doświadczenie wybranej firmy doradczej.

A weryfikowane jest to, czy wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek nowych produktów w ostatnich pięciu latach. Wskazane jest, aby wykonawca posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w trzech różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy wykonawca posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących tej branży, w której posiada doświadczenie. Dokumentacją potwierdzającą ten fakt mogą być w szczególności referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami.

Oceniane jest także to, czy do realizacji audytu wykonawca wskazał co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem nowych produktów na rynek w ostatnich pięciu latach. Wskazane jest, aby ekspert posiadał doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy ekspert posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów lub usług tylko w jednej branży, może być ekspertem w projektach dotyczących tej właśnie branży. Wymagane jest, aby co najmniej jeden z wyznaczonych ekspertów posiadał udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa.

Podsumowując, w ocenie będą brane następujące elementy:

- doświadczenie i kompetencje wykonawcy – dodatkowym atutem będzie doświadczenie w branży, w której działa wnioskodawca, doświadczenie w projektowaniu produktów,

- doświadczenie i kompetencje zaproponowanych ekspertów – liczba ekspertów, komplementarność ich kompetencji i doświadczenia, dopasowanie ekspertów do potrzeb danego wnioskodawcy).