Księgowa nie wyręczy przedsiębiorcy z obowiązku posiadania wiedzy o składkach i podatkach

Taki wniosek płynie z uzasadnienia wyroku Sądu Okręgowego w Szczecinie z 18 marca 2016 r. (VIII Ga 27/16).

Sąd ten rozpatrywał apelację przedsiębiorczej nauczycielki, która domagała się odszkodowania za straty spowodowane przez nieudolnie, jej zdaniem, prowadzoną obsługę księgową swojej firmy.

Luka w składkach

Olga A. prowadzi firmę, która świadczy usługi związane z nauką języków obcych w przedszkolach. Zatrudnia kadrę nauczycielską, ale sama także prowadzi kursy językowe zarówno w ramach działalności gospodarczej, jak i na podstawie umowy o pracę. Obsługę finansowo-księgową swojej firmy zleciła Grażynie N., doradcy podatkowemu. Zgodnie z umową Grażyna N. mogła wykonywać swoje czynności osobiście lub za pośrednictwem innych osób - zatrudnianych przez siebie księgowych. Mieli oni zakaz doradzania, lecz zajmowali się bieżącą obsługą księgową. To od Grażyny N. Olga A. dowiedziała się, że skoro pracuje na etacie, to nie musi już uiszczać składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Ciąży na niej jedynie obowiązek opłacania składki zdrowotnej.

Po kilku latach Olga A. zrezygnowała z usług Grażyny N. i znalazła sobie inną księgową. Ta stwierdziła, że Olga A. zalega w ZUS ze składkami na ponad 17 tys. zł. Nauczycielka musiała czym prędzej wpłacić te pieniądz wraz z odsetkami na konto ZUS. Uznała, że poniosła szkodę przez niestarannie wykonywaną przez Grażynę N. usługę. Wezwała ją do zapłaty 18,5 tys. zł, czyli równowartości zaległych składek i oraz kosztów naprawienia popełnionych błędów. Gdy wezwanie nie przyniosło skutku, Olga A. poszła do sądu.

W odpowiedzi na pozew Grażyna N. stwierdziła, że nieprawidłowości w naliczaniu składek wystąpiły wyłącznie z przyczyn leżących po stronie powódki. Nie poinformowała bowiem księgowej o okoliczności mającej wpływ na ustalenie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, choć ciążył na niej taki obowiązek wynikający z umowy na obsługę finansowo-księgową. Załącznikiem do umowy było oświadczenie Olgi A., w którym zobowiązała się ona do informowania o wszelkich okolicznościach mających wpływ na ubezpieczenie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w terminie 7 dni od daty wystąpienia zmiany.

Tylko z ostrożności procesowej Grażyna N. wskazała jeszcze, że powódka nie poniosła żadnej szkody w wysokości uiszczonych składek na ZUS, gdyż i tak zobowiązana była je zapłacić.

Klienci traktowani tak samo

Grażyna N. opisała, a świadkowie (inni jej klienci) potwierdzili, że firma ma standardowy sposób postępowania z nowymi klientami: najpierw przeprowadza się z nimi rozmowę na temat sposobu i zakresu działalności gospodarczej, odpowiada na ich pytania oraz doradza im w kwestiach podatkowych i tych związanych z ubezpieczeniem społecznym. Klienci wypełniają też ankietę zatytułowaną „Kwestionariusz dla firm", której celem jest usystematyzowanie wiedzy na temat nowego klienta. Wszelkie zmiany w sposobie obliczania składek czy odprowadzania podatków obywają się wyłącznie na podstawie pisemnej informacji od klienta i uaktualnienia jego danych w programie do obsługi księgowej, z którego korzystają księgowi zatrudnieni przez Grażynę N. Klienci mogą przekazywać im aktualne dane drogą mailową. Poczta elektroniczna jest tak ustawiona, że korespondencja wpływająca do nieobecnego pracownika jest przekazywana do Grażyny N. Jednak ani ona, ani zatrudnieni księgowi nie przeprowadzają co miesiąc przy obliczaniu składek wywiadów u swoich klientów, nie pytają ich, czy zaszły jakieś zmiany. Na przykład, czy klient skorzystał z urlopu bezpłatnego, czy zmieniło się jego wynagrodzenie. Opierają się na informacjach przekazanych przez samych klientów.

W trakcie rozmowy z klientem i przy wypełnianiu ankiety, Grażyna N. informuje klienta o skutkach, jakie może wywołać utrata zatrudnienia, nowe zatrudnienie, skorzystanie z urlopu bezpłatnego, zmiana wysokości wynagrodzenia. Informuje ich także, że gdy skończy się okres preferencyjnego ZUS, opłacalne będzie zawarcie umowy o pracę, gdyż wtedy składki ZUS będzie opłacał pracodawca. Przy czym nie jest istotny wymiar etatu, lecz wysokość wynagrodzenia brutto, która musi być co najmniej taka, jak wynagrodzenie minimalne.

Kto był niestaranny

Olga A. poinformowała księgową z firmy Grażyny N. , że zmieniły się warunki zatrudnienia ponieważ przez okres wakacji nie będzie pracowała na etacie. Została poinformowana, że za ten okres trzeba będzie opłacać pełny ZUS. Od września 2010 r. nauczycielka została zatrudniona na pół etatu, o czym powiadomiła Grażynę N. W następnym roku sytuacja się powtórzyła – Olga A. miała etat tylko w roku szkolnym, a podczas wakacji - nie. Potem Olga A. została zatrudniona na 1/8 etatu w księgarni. Nie przekazywała jednak żadnych informacji na temat wysokości otrzymywanego na etatach wynagrodzenia.

Problem w tym, że nie we wszystkich okresach składkowych wynagrodzenie Olgi A. było na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia, a tylko wtedy mogłaby korzystać ze zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Nie posiadając aktualnych informacji o warunkach zatrudnienia powódki, a korzystając z danych zawartych w dokumentacji firmowej, księgowa nie wpisywała do deklaracji składek ZUS w wysokości wymaganej dla osób prowadzących działalność gospodarczą, a Olga A. ich nie odprowadzała.

Sąd rejonowy uznał, że Grażyna N. nie dopuściła się niestaranności. Informowała klientkę o zdarzeniach mogących mieć wpływ na obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne oraz o warunkach zwolnienia ze składek. Nie miała jednak obowiązku domyślać się, że wynagrodzenie powódki może się zmienić, ani ustalać go we własnym zakresie. Zdaniem sądu to Olga A. nie dochowała należytej staranności w dbałości o własne interesy.