W postępowaniach o zamówienie publiczne wszczętych od 18 kwietnia 2018 r. jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) obowiązkowo należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dla wykonawców mierzących się z nowym obowiązkiem w bieżących przetargach Urząd Zamówień Publicznych opracował instyrukcję.
Instrukcja UZP nie wyczerpuje jednak wszystkich wątpliwości, jakie mogą nachodzić wykonawców przy składaniu elektronicznego JEDZ-a. W szczególności nie uwzględnia ona, że rzadko się zdarza, aby w postępowaniach przetargowych wykonawca był reprezentowany przez osoby uprawnione do jego reprezentacji zgodnie z wpisem do właściwego rejestru. Najczęściej wykonawcy ustanawiają w tym celu pełnomocnika, który może działać doraźnie na potrzeby określonego przetargu, albo takiego, który w ramach obowiązków służbowych zawsze reprezentuje wykonawcę w przetargach. Stopień sformalizowania procedury przetargowej przekłada się na stopień profesjonalizacji zamówień: dokumenty składane w przetargach opracowują i podpisują ludzie, którzy są zaangażowani w daną procedurę przetargową. Najczęściej nie jest to prezes spółki, ale pełnomocnik.
Obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez podmiot wpisany do rejestru ministra ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji, bądź też znajdujący się na zaufanej liście kwalifikowanych dostawców usług zaufania prowadzonej na szczeblu europejskim, to dla wykonawców nie tylko nowość, ale też pewne obciążenie.
Za podpis elektroniczny trzeba zapłacić, a aby go odebrać, trzeba osobiście spotkać się dostawcą podpisu. Potem trzeba jeszcze nauczyć się go obsługiwać. Mimo że podpis elektroniczny w takiej formie istnieje na rynku od kilkunastu lat, mało kto go używa. Najczęściej używają go działy księgowości do kontaktów z urzędami, a także profesjonalni pełnomocnicy (radcowie prawni, adwokaci). Raczej nie mają go prezesi spółek, bo w strukturach firmy nie jest ich zadaniem wykonywanie czynności operacyjnych.
Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Czyli jeśli JEDZ ma być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to pełnomocnictwo do jego złożenia ma również być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czyli nie mając podpisu elektronicznego, a będąc upoważnionym do reprezentacji wykonawcy, nie mam możliwości upoważnienia nikogo, aby złożył w imieniu wykonawcy JEDZ w wymaganej formie? Czy ustawodawca, wprowadzając obowiązkowe użycie podpisu elektronicznego w przetargach, brał pod uwagę takie właśnie konsekwencje?
