Zmiany przepisów o KRS - elektroniczne zeznania finansowe

Zmiany przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym mają usprawnić i rozwinąć elektroniczny obieg dokumentów dotyczących podmiotów wpisanych do Rejestru. Z jednej strony oznaczają sporo ułatwień, z drugiej nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki. W myśl nowych zasad niezbędne będzie np.: posiadanie podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, czy też podawanie danych adresowych osób reprezentujących podmiot. Sądy otrzymały uprawnienia, pozwalające na likwidację podmiotów nieposiadających osób uprawnionych do reprezentacji.

Publikacja: 27.04.2018 06:50

Zmiany przepisów o KRS - elektroniczne zeznania finansowe

Foto: 123RF

Sprawozdanie finansowe drogą elektroniczną

Od 15 marca obowiązkowe jest składanie drogą elektroniczną dokumentów określonych w art. 69 ustawy o rachunkowości. Dokumenty te można składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obowiązkowi temu podlegają zatem m.in. dokumenty takie jak:

1) roczne sprawozdanie finansowe, a także sprawozdanie z jego badania,

2) odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

3) sprawozdanie z działalności,

4) sprawozdania skonsolidowane.

Zgłoszenie trzeba opatrzyć albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym przez profil zaufany ePUAP. Podpis ten będzie musiał być złożony przez co najmniej jedną osobę fizyczną, która ujawniona jest w KRS z numerem PESEL jako członek organu uprawnionego do reprezentacji (najczęściej zarządu), syndyk, likwidator albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej.

W okresie przejściowym, tj. od 15 marca do 1 października 2018 r. do zgłoszenia można dołączyć elektroniczne kopie (skany) dokumentów podpisanych elektronicznie. Po tym okresie również sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności będą musiały być sporządzane w postaci elektronicznej, według układu i formatu, który ma zostać umieszczony na stronie BIP Ministerstwa Finansów. W związku z tą zmianą od 1 października 2018 r. zniknie obowiązek odrębnego składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych.

Co trzeba mieć

Jakie są konsekwencje tych zmian? Po pierwsze konieczne jest posiadanie przez jedną z wymienionych osób podpisu elektronicznego w postaci profilu zaufanego ePUAP (nieodpłatnego https://epuap.gov.pl), bądź kwalifikowanego podpisu elektronicznego (uzyskiwanego odpłatnie od jednej z uprawnionych firm). Tylko w ten sposób możliwe jest złożenie wniosku przez system, który będzie automatycznie (lecz w ograniczonym zakresie) weryfikował te wnioski. Ich uzyskanie (zwłaszcza ePUAP) nie jest kłopotliwe, jednak wymaga nieco czasu i zaangażowania związanego z potwierdzeniem tożsamości, dlatego nie warto z tym zwlekać. Jedną z korzyści płynących z tego rozwiązania jest brak konieczności ponoszenia opłat za złożenie sprawozdania.

Możliwości takiej nie mają osoby nieposiadające numeru PESEL, czyli niektórzy obcokrajowcy.

Co można zrobić w sytuacji, gdy złożenie sprawozdania w powyższy sposób jest niemożliwe (np. brak numeru PESEL) lub gdy złożony wniosek nie przeszedł pozytywnej (realizowanej automatycznie) weryfikacji? Wówczas jedynym rozwiązaniem jest złożenie dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego konkretnego sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wpis wzmianek. Wniosek taki podlega opłacie.

Dokumenty spółki odnajdzie się w sieci

Dokumenty finansowe każdego podmiotu będą tworzyły zinformatyzowane repozytorium dokumentów finansowych i będą one bezpłatnie udostępniane, za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych. Nie będą one już przechowywane w aktach rejestrowych w sądach.

Pełny odpis z Internetu

Od 15 marca Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego ma udostępniać, obok odpisów aktualnych z rejestru, również odpisy pełne tj. zawierające informacje o aktualnych oraz o historycznych (już wykreślonych) wpisach dotyczących podmiotu. Oznacza to, że pełny odpis będzie można samodzielnie pobrać ze strony internetowej, a wydruk ten będzie miał moc dokumentu wydawanego przez Centralną Informację.

Adresy członków są dostępne w KRS

Zmiana ustawy wprowadza także rozwiązanie, które ma na celu usprawnienie skutecznego doręczenia wezwań lub orzeczeń kierowanych do członków organu uprawnionego do reprezentacji. Zgodnie z treścią art. 19a ust. 5 ustawy o KRS - do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot, likwidatorów i prokurentów, należy dołączyć co do zasady oświadczenie tych osób zawierające ich adresy do doręczeń. Jeżeli natomiast adres którejś z osób znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej, to konieczne jest wskazanie pełnomocnika do doręczeń w RP. Każdorazową zmianę adresu trzeba będzie zgłosić do sądu rejestrowego.

Podobne rozwiązanie dotyczy członków organów (lub osób) uprawnionych do powoływania zarządu w spółkach kapitałowych, których listę należy złożyć do sądu. Jeśli wspólnikiem spółki jest inna osoba prawna, obowiązek podania adresów do doręczeń obejmuje członków organu uprawnionego do reprezentacji tej drugiej osoby.

Zaznaczyć trzeba, że także podmioty wpisane już w KRS, będą musiały podać adresy do doręczeń przy pierwszym wniosku składanym od dnia 15 marca 2018 r. (nie później jednak niż do 15 września 2019 r.).

Grzywna za brak reprezentacji

W przypadku braku organu uprawnionego do reprezentacji osoby prawnej, sądy rejestrowe od 15 marca 2018 roku mogą wzywać do ustanowienia odpowiedniego organu pod rygorem grzywny. Maksymalna kwota grzywny nie może przekroczyć 10.000 zł, jednak grzywna może być ponawiana, a od trzeciej grzywny także nakładana w wyższej kwocie. Łączna suma grzywien nie może być wyższa niż milion złotych.

Kurator zawnioskuje o likwidację

Ponadto, na mocy zmienionego art. 42 § 1 kodeksu cywilnego, sąd będzie mógł ustanowić dla osoby prawnej kuratora, nie tylko w przypadku braku możliwości prowadzenia przez nią spraw, ale również w przypadku braku organu albo braku w składzie organu uprawnionego do reprezentacji. Kurator taki będzie miał m.in. kompetencję do wystąpienia z wnioskiem o likwidację osoby prawnej, jeśli uprzednio podjęte działania nie doprowadziły do powołania lub uzupełnienia składu organu uprawnionego do reprezentacji. Wraz z rozszerzeniem kompetencji kuratora ustanawianego w powyższym trybie znika kurator ustanawiany dotychczas na podstawie przepisów ustawy o KRS.

Nie ma miejsca dla skazanych

Obecnie osoby skazane prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa gospodarcze mają zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidatora spółki kapitałowej. Od 1 października 2018 r. zakaz ten obejmie również stanowisko prokurenta w spółce kapitałowej (a także członka zarządu spółki partnerskiej oraz członka rady nadzorczej spółki komandytowo-akcyjnej).

Centralne Repozytorium

Z dniem 9 kwietnia 2018 r. zostało utworzone Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym przechowywane będą wypisy i wyciągi aktów notarialnych stanowiące podstawą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS lub podlegające złożeniu do akt rejestrowych.

Dostęp do Repozytorium będą mieli notariusze, sądy, a także inne organy państwowe w zakresie i na zasadach określonych w przepisach szczególnych. Przedsiębiorcy, mimo że dostępu do Repozytorium posiadać nie będą, również doznają pewnych uproszczeń związanych z jego istnieniem. Mianowicie, jeżeli do wniosku o wpis do KRS należy dołączyć akt notarialny (np. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), a wypis lub wyciąg tego aktu został zamieszczony w Repozytorium, wówczas przy składaniu wniosku wystarczy podać numer tego dokumentu w Repozytorium. Po zarejestrowaniu wniosku dokument, którego numer podano, będzie automatycznie przekazywany z Repozytorium i załączany do wniosku. W Repozytorium znajdą się również inne akty notarialne, wymienione w odrębnych przepisach.

Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości

Z dniem 1 lutego 2019 r. zamknięty zostanie Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (prowadzony przez sądy rejestrowe), natomiast wpisy już dokonane pozostaną w rejestrze przez okres 7 lat. Na znaczeniu zyska Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości, który będzie zawierać informacje dotychczas ujawniane w Rejestrze Dłużników. Ponadto wprowadza się próg wartości wierzytelności głównej wraz z odsetkami w wysokości 2.000 zł, od której to będzie dopiero możliwe wpisanie do Centralnego Rejestru.

Michał Wojciechowski, wspólnik, radca prawny Kancelaria Prawna Norek i Wspólnicy sp. k.

Magdalena Mila, prawnik Kancelaria Prawna Norek i Wspólnicy sp. k.

Dalsze zmiany na rzecz cyfryzacji...

Kolejne duże zmiany na rzecz cyfryzacji nastąpią 1 marca 2020 r., kiedy kontakt z sądem rejestrowym ma się odbywać wyłącznie za pośrednictwem systemu elektronicznego. Przedsiębiorcy wpisani do KRS będą składali wnioski o wpis wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, a także wszelkie inne pisma, w tym środki zaskarżenia (za wyjątkiem tych, do których rozpoznania właściwy będzie Sąd Najwyższy) drogą elektroniczną. Również sąd elektronicznie wezwie do uzupełnienia braków, czy doręczy postanowienie. Niezłożenie wniosku drogą elektroniczną będzie skutkowało jego zwrotem bez wezwania do uzupełnienia braków, natomiast naruszenie formy w przypadku składania środka zaskarżenia będzie skutkowało odrzuceniem pisma. Od 1 marca 2020 r. akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym.

Jedynie stowarzyszenia, fundacje i samodzielne pub- liczne zakłady opieki zdrowotnej będę mogły składać wnioski bądź na urzędowym formularzu, bądź za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. ?

Sprawozdanie finansowe drogą elektroniczną

Od 15 marca obowiązkowe jest składanie drogą elektroniczną dokumentów określonych w art. 69 ustawy o rachunkowości. Dokumenty te można składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości. Obowiązkowi temu podlegają zatem m.in. dokumenty takie jak:

Pozostało 96% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe