15 marca 2018 r. weszła w życie większość zmian ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. W szczególności zmianie uległ sposób składania w KRS rocznych sprawozdań finansowych. Nie można ich już składać w tradycyjnej formie papierowej, tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Zgodnie z art. 19. ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym złożenie w KRS tzw. rocznych sprawozdań finansowych następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, udostępnionego przez ministra sprawiedliwości. Dotyczy to dokumentów z art. 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, składanych przez kierowników jednostek (głównie przez zarządy). Dotyczy to więc rocznych sprawozdań finansowych, sprawozdań z badania, uchwał / postanowień o zatwierdzeniu tych sprawozdań oraz o podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdań z działalności (o ile wymagane).
Najpierw należy oczywiście założyć konto użytkownika na portalu eKRS i dokonać autoryzacji tego konta. Potrzebny będzie też kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Należy postępować zgodnie z instrukcją ministerstwa.
Najpierw będzie trudniej
Uzasadniając zmiany wskazywano, że składanie w KRS rocznych sprawozdań finansowych istotnie obciąża sądy rejestrowe od maja do września każdego roku. Podnoszono, że w sądach stale rośnie liczba przechowywanej w związku z tym dokumentacji i następuje przepełnienie sądowych składnic akt. Zaproponowano więc obowiązkowe składanie sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Ma to być duże udogodnienie nie tylko dla sądów, ale i dla samych podmiotów wpisanych do KRS.
Jednocześnie zaproponowano jednak, aby zgłoszenie wspomnianych dokumentów opatrywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. Może to być wyłącznie osoba wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Nie może to być więc np. prokurent.