Gestia transportowa, czyli obowiązek, ale i uprawnienie zorganizowania transportu do ustalonego miejsca przeznaczenia, nie oznacza, że ryzyko uszkodzenia lub kradzieży ładunku automatycznie obciąża sprzedającego, który miałby tę gestię posiadać. Obowiązek pokrycia kosztów transportu i moment przejścia ryzyka ze sprzedającego na kupującego to bowiem dwie różne rzeczy.
Oczywiście może być tak, że te koszty i ryzyko pokrywają się ze sobą. Sprzedawca (eksporter) może być zobowiązany do zorganizowania przewozu: negocjuje umowy, podpisuje je z przewoźnikami, rezerwuje miejsce na pokładzie statku, płaci za koszty manipulowania (ładunek, przeładunek, wyładunek) itd. I przez cały ten czas może obciążać go ryzyko. Innymi słowy, jeżeli coś stanie się z towarem, np. zostanie uszkodzony lub skradziony, to on będzie dochodził odszkodowania od przewoźnika, wystąpi do ubezpieczyciela lub będzie musiał pokryć stratę z własnych środków.
Jednak cały ten proces można zbudować na innych zasadach. Rzeczywiście eksporter będzie organizował transport, ponosił koszty z tym związane, ale ryzyko uszkodzenia lub kradzieży towaru może przejść na kupującego wcześniej niż przed dotarciem ładunku do miejsca docelowego. W szczególności strony mogą się podzielić tym ryzykiem.
Zbiory reguł
Wszystkie elementy określające szczegółowo te kwestie mogą zostać wpisane do kontraktu. Strony, krok po kroku, opiszą, kto i do jakiego miejsca płaci za transport i kto ponosi odpowiedzialność za towar. Można to także zrobić inaczej, stosując międzynarodowe reguły handlowe dotyczące dostawy ładunków. W szczególności mogą to być reguły Incoterms lub Combiterms. Przykładowo te pierwsze, zbudowane z 11 formuł, pozwalają precyzyjnie podzielić się wspomnianymi kosztami, ryzykiem, a dodatkowo także kwestiami związanymi z procedurami celnymi i gromadzeniem wymaganych dokumentów. Stosowanie gotowych formuł ma tę zaletę, że ułatwia prowadzenie negocjacji, a także zmniejsza ryzyko pominięcia jakiegoś ważnego zapisu w umowie, którego brak mógłby w przyszłości powodować stan niepewności lub wręcz prowadzić do przeciągającego się sporu.
Różne warianty
Stosując przykładowo reguły Incoterms (najnowsza edycja: Incoterms 2010), sprzedający i kupujący mają różne możliwości podzielenia się kosztami transportu i ryzykiem. Od skrajnych sytuacji, gdy za całość transportu i ryzyko odpowiada tylko jedna ze stron (eksporter lub importer), po warianty mieszane.
