Narzędzia dla przedsiębiorcy rozwiązywania konfliktów biznesowych

Z mediacji można skorzystać zawsze. Aby zwiększyć szansę jej zastosowania warto wprowadzać do umów regulujących relację biznesową tzw. klauzulę mediacyjną. Już na etapie zawierania umowy będzie ona formalnym wyrażeniem woli stron do pozasądowego rozwiązania sporu.

Publikacja: 10.03.2017 06:00

Narzędzia dla przedsiębiorcy rozwiązywania konfliktów biznesowych

Foto: 123RF

Przedsiębiorcy coraz częściej stosują alternatywne metody rozwiązywania konfliktów. Dzięki nowej ustawie o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania konfliktów, która weszła w życie 1 stycznia 2016 roku, więcej i częściej mówi się o mediacji także w sądach, namawiając skonfliktowane strony do mediacji, praktycznie na każdym etapie postępowania sądowego. Czas rozpatrywania sprawy przez sądy wpływa wprost proporcjonalnie na ich koszty. Związane jest to zarówno z kosztami obsługi takich sporów jak i zakłóceniem płynności obrotu. Nie bez znaczenia jest również kwestia zrujnowanych relacji biznesowych z kontrahentem pozostającym w sporze oraz związana z tym konieczność odbudowy relacji na danym odcinku biznesowym.

Rozwiązanie sporu w drodze polubownej ułatwia prowadzenie działalności i pozwala kontynuować współpracę pomiędzy kontrahentami, co z reguły nie jest możliwe po długotrwałym i kosztownym procesie sądowym. Warto zwrócić uwagę, że firmy mogą także mediować prywatnie bez specjalnej ingerencji, czy zachęty sądu. Do prywatnych ośrodków mediacyjnych zazwyczaj trafiają przedsiębiorcy, którzy mając świadomość ogromnych korzyści wynikających z zastosowania tej metody rozwiązywania konfliktu, zwracają się o pomoc do profesjonalnego mediatora gospodarczego.

Wybór odpowiedniego, profesjonalnego mediatora jest jednym z najważniejszych czynników, które mogą przesądzić o sukcesie mediacji. Ważne jest, aby była to osoba stricte zajmująca się sprawami gospodarczymi, odpowiednio przeszkolona, wyspecjalizowana w sporach dotyczących konkretnej branży a w przypadku mediacji z podmiotami międzynarodowymi, znająca specyficzne uwarunkowania kulturowe, co często stanowi największą przeszkodę we wzajemnym zrozumieniu.

Bardzo ważne dla dobrego efektu procesu mediacyjnego jest pozytywne nastawienie pełnomocników do tej metody zawierania porozumienia i aktywna pomoc w wypracowywaniu wspólnego porozumienia. Niestety wśród wielu prawników pokutuje przekonanie, że mediacja im się nie opłaca, dlatego często ją bagatelizują. Dzięki zmianom w ramach Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzony został obowiązek poinformowania w pierwszym piśmie procesowym, tj. w pozwie, czy strony podjęły próbę mediacji lub próbę innej alternatywnej metody rozwiązania sporu. Oznacza to, że jeszcze przed złożeniem pozwu prawnik reprezentujący swojego klienta powinien taką próbę podjąć.

Mediacja nie zabiera pracy prawnikom

Wbrew powszechnemu przekonaniu konserwatywnych przedstawicieli palestry, mediacja nie zabiera pracy prawnikom. Przygotowanie do procesu mediacji, wypracowanie alternatywnych scenariuszy ugody, reprezentacja klienta w trakcie mediacji, redagowanie i negocjowanie zapisów wypracowanej ugody a także ostateczne zatwierdzenie ugody przez sąd - to tylko część zadań, jakie stoją przed prawnikiem rzetelnie podchodzącym do swoich obowiązków jako profesjonalny pełnomocnik. Warto zwrócić uwagę, że pomoc klientowi w procesie mediacji pozasądowej jest skoncentrowana w czasie, a sama obsługa na tym etapie jest bardziej intensywna i zorientowana na wypracowanie (z zaistniałego konfliktu) wartości dodanej dla klienta. Daje to prawnikowi możliwość większej koncentracji nad sprawą klienta i jej skuteczne doprowadzenie do końca w krótszym czasie niż tradycyjny proces sądowy, w sposób bardziej efektywny biznesowo. Ta nowa rola jaką może przyjąć prawnik może mieć wymierne korzyści dla jego przyszłych relacji z klientem. Sprawy sporne rozwiązane szybko nie powodują u klienta zatorów płatniczych, pozwalając przedsiębiorcy na skoncentrowanie się na jego biznesie a nie sporach sądowych angażujących go kosztowo, czasowo i emocjonalnie. Poziom satysfakcji klienta z wypracowanej ugody zazwyczaj przekłada się na jego relacje z prawnikiem, a tym samym powoduje, że klient wraca do prawnika także z innymi swoimi sprawami.

Mediacja przerywa eskalację konfliktu, dając stronom możliwość ochłonięcia i spojrzenia na problem z wielu perspektyw a następnie całkowitą zmianę ról – z antagonistów do partnerów próbujących wspólnie wyjść z trudnej sytuacji. Już na samym początku tego procesu, na etapie podjęcia decyzji o przystąpieniu do mediacji, wspólnym wyborze mediatora przeciwnicy stają się partnerami, mówiąc kolokwialnie strzelającymi do tej samej bramki. Niezależny mediator, pozwala na zachowanie niezbędnego obiektywizmu, dzięki czemu strony czują pewnego rodzaju swobodę ekspresji. W mediacji prywatnej dodatkowo – mają ten komfort, że spotykają się nie w sądzie, budzącym co do zasady negatywne emocje a na bardziej przyjaznym, wybranym przez obydwie strony gruncie

Klauzula mediacyjna – nowy standard

Z mediacji można skorzystać zawsze, tym niemniej, aby zwiększyć szansę jej zastosowania wprowadza się do umów (praktycznie wszystkich umów regulujących jakąkolwiek relację biznesową) tzw. klauzulę mediacyjną, która już na etapie zawierania umowy jest formalnym wyrażeniem woli stron do zastosowania mediacji w przypadku zaistnienia sporu. Taka klauzula to nic innego jak dodatkowy zapis umowny, zawierany zazwyczaj w postanowieniach końcowych, wskazujący na tę formę rozwiązywania potencjalnych konfliktów, czas prowadzenia mediacji jak i niejednokrotnie także ośrodek, na który strony mogą się już wówczas zdecydować.

Praktycznie każdy ośrodek mediacji proponuje przykładowe klauzule mediacyjne. Można je łatwo aplikować poprzez wklejenie do swoich umów >patrz ramka.

Umowa o mediację

W przypadku mediacji prywatnych, praktyką i standardem rynkowym jest zawarcie z mediatorem lub ośrodkiem mediacji, w którym ten mediator działa umowy o mediację. Taka umowa odnosi się do samego trybu postępowania podczas mediacji. Umowa o mediację może zostać zawarta w dowolnej formie włączając w to sposób dorozumiany, chociaż ze względu na jej proceduralne skutki sugeruje się stronom zachowanie formy pisemnej. Umowa może zostać zawarta zarówno przed jak i po powstaniu sporu, włączając w to wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła mediatorowi wniosek o przeprowadzenie mediacji.

W treści umowy strony muszą określić w szczególności przedmiot mediacji oraz osobę mediatora albo sposób jego wyboru, przy czym w ramach zasady swobody umów mogą uwzględnić inne szczegółowe kwestie związane z prowadzeniem mediacji takie jak: oznaczenie miejsca, czasu, wynagrodzenia mediatora czy regulaminu prowadzenia mediacji. Zazwyczaj umowa o mediację to prosta umowa regulująca podstawowe kwestie związane z mediacją i stanowi dla stron niejako mapę drogową do procedowania.

Warto zauważyć, ze w przypadku sporów bardziej złożonych, istnieje możliwość zastosowania tzw. ko-mediacji, w której występuje dwóch mediatorów. W ramach takiego ośrodka jak Międzynarodowe Centrum Mediacji, komediacja może być związana także z wyborem języka obcego jako języka mediacji.

Umowa o mediację to dla stron także poczucie bezpieczeństwa i kontroli nad sytuacją, którą zazwyczaj tracą w sądzie, kiedy to kontrola nad sprawą przejmowana jest przez prawników i sędziów. Szczególnie zaś mediacja prywatna daje im najwyższy poziom kontroli i poufności prowadzonych rozmów, co w biznesie jest niezwykle istotne. Obowiązek zachowania poufności stanowi zazwyczaj niezwykle istotne postanowienie takiej umowy o mediację i może podlegać dodatkowym zabezpieczeniom.

Także w jednej firmie

Innym rodzajem mediacji są mediacje wewnątrz przedsiębiorstw. To szczególny rodzaj mediacji stosowany w ramach jednego przedsiębiorstwa. Dyrektorzy HR coraz częściej dostrzegają także wartość niezależnego mediatora, który jako osoba „z zewnątrz" włączana jest do rozwiązywania sporów wewnętrznych daje skonfliktowanym stronom gwarancje bezstronności.

Właściwe podejście do sporów powstających wewnątrz przedsiębiorstw może nie tylko wykreować wartość dodaną dla przedsiębiorstwa. Konflikty w firmach są przyczyną realnych strat takich jak spadek efektywności pracowników, wypłynięcie firmowych tajemnic i know-how, strata wykwalifikowanych specjalistów, a nawet wrogie przejęcia. Rozwiązywanie sporów wewnętrznych za pomocą mediacji pomiędzy kadrą kierowniczą, członkami zarządu, pracownikami jest powszechnie stosowane w wielu krajach m.in. w Niemczech, gdzie firmy bardzo świadomie podchodzą do tego typu rozwiązań.

W dobrze zarządzanej firmie średniej wielkości zatrudniającej 400 pracowników, w tym ok. trzydziestu menedżerów, sprawy konfliktów mogą zajmować menedżerom 5 proc. czasu pracy. To jednak dość optymistyczne założenie. Jeśli liczba konfliktów wzrośnie dwukrotnie, a czas poświęcony na zajmowanie się nimi do 10 proc., roczny koszt konfliktów, szacowany jedynie na podstawie wyceny czasu pracy menedżerów poświęconego na rozwiązywanie sporów, może wynieść ponad 800 tys. zł. – uważa Joanna Bilecka ekspert w dziedzinie HR. To prawdopodobnie więcej, niż wynosi cały budżet szkoleniowy firmy. Do tej kwoty należałoby jeszcze dodać straty w biznesie wynikające z mniejszego zaangażowania menedżerów w bieżącą pracę oraz stresu i przemęczenia w okresie znacznego pogorszenia relacji. Jest to jeden z podstawowych argumentów, dlaczego warto zaangażować mediatora już na wczesnym etapie konfliktu – dodaje Joanna Bilecka.

Przykład

Mediacja, która trafiła do Międzynarodowego Centrum Mediacji ze skierowania Sądu Okręgowego w Warszawie i wiązała sie z dwoma przedsiębiorcami z branży transportowej, którzy podczas mediacji reprezentowani byli przez pełnomocników. Sprawa dotyczyła zapłaty i kilkumiesięcznych problemów jednej ze stron, przy jednoczesnej woli kontynuowania dalszej współpracy. Pełnomocnicy, którzy byli niezwykle profesjonalnie przygotowani do samej mediacji, zaopatrzeni byli także w stosowne dyspozycje ze strony ich klientów. Jednocześnie ich wysokie kompetencje negocjacyjne spowodowały, że niezwykle szybko wypracowano warunki potencjalnej ugody, która miała podlegać zatwierdzeniu przez sąd. Do mediacji doszło ze skierowania sądu, jeszcze przed otwarciem postępowania sądowego. Sędzia sądu okręgowego, do którego trafiła sprawa wydał zarządzenie skierowania stron do mediacji tuż przed swoim urlopem. Po powrocie z urlopu zastał nadesłany protokół z mediacji wraz z proponowanymi warunkami ugody. Niezwykle pozytywne w tej sprawie było przygotowanie sądu okręgowego do kontaktu z mediatorami także podczas nieobecności sędziego prowadzącego i sprawne przeprowadzenie wszelkich formalności związanych z procesem mediacji. Mediacje w sprawie trwały około 2 godzin, pełnomocnicy byli przy tym w stałym kontakcie ze swoimi klientami i ostatecznie udało się osiągnąć porozumienie, co do kwoty podlegającej zapłacie. Ugoda regulowała wszelkie otwarte kwestie pomiędzy stronami i zamykała pewien okres współpracy zbudowany na niezbyt fortunnie skonstruowanej umowie. Ta mediacja niewątpliwie uświadomiła stronom, że nie tylko należy zmienić umowę o współpracy pomiędzy stronami, ale i można dalej współpracować przy kolejnych zleceniach. —Ewelina Stobiecka, radca prawny, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie, inicjator i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, członek Zespołu ds. Prawa Gospodarczego przy Ministrze Rozwoju

Co w klauzuli

Przykładowa klauzula mediacyjną w języku polskim i angielskim rekomendowana przez centrum mediacji prowadzone przy międzynarodowych izbach przemysłowo-handlowych:

- „Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią, będą rozwiązywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach Przemysłowo-Handlowych w Polsce. W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwiązania sporu w postepowaniu mediacyjnym w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu".

- „Any dispute which results from such an agreement or which are connected, can be settled amicably by the International Mediation Centre at the International Chambers of Commerce in Poland. If the parties cannot reach a settlement through a mediation proceeding within 60 days from the filing of the motion for mediation or other term agreed in written form by the parties, each party can file a case to the appropriate court".

Przedsiębiorcy coraz częściej stosują alternatywne metody rozwiązywania konfliktów. Dzięki nowej ustawie o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania konfliktów, która weszła w życie 1 stycznia 2016 roku, więcej i częściej mówi się o mediacji także w sądach, namawiając skonfliktowane strony do mediacji, praktycznie na każdym etapie postępowania sądowego. Czas rozpatrywania sprawy przez sądy wpływa wprost proporcjonalnie na ich koszty. Związane jest to zarówno z kosztami obsługi takich sporów jak i zakłóceniem płynności obrotu. Nie bez znaczenia jest również kwestia zrujnowanych relacji biznesowych z kontrahentem pozostającym w sporze oraz związana z tym konieczność odbudowy relacji na danym odcinku biznesowym.

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe