Ustawą z 10 lipca 2015 roku o zmianie ustawy – kodeks cywilny, ustawy- kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 1311), która obowiązuje od 8 września 2016 r., wprowadzono do porządku prawnego nową formę czynności prawnych – formę dokumentową. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 73 § 1 k.c., jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Zgodnie z przepisem art. 772 kodeksu cywilnego, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem zgodnie z definicją kodeksową, jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773 k.c.).
Ważna jest informacja
Założeniem rozszerzenia katalogu form czynności prawnych, jest uproszczenie obrotu gospodarczego, w tym usprawnienie dokonywania czynności prawnych. W uzasadnieniu rządowego projektu zmian przepisów kodeksu cywilnego wskazano, że termin „dokument" jest używany w przepisach prawa cywilnego do określenia różnorodnych dokumentów zarówno pod względem rodzajowym, jak i pod względem realizowanych funkcji. Ten stan rzeczy dodatkowo potęguje fakt, że ustawodawca na równi z pojęciem dokumentu używa wielokrotnie takich wyrażeń, jak „pismo", „pisemna forma czynności prawnej", „pokwitowanie" „akt notarialny". Wprowadzenie ustawowej definicji dokumentu, przez ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego, realizuje cele porządkowe, i jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu. Konstytutywną cechą dokumentu w świetle nowelizacji jest jego intelektualna zawartość, czyli informacja – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść ta musi zostać odpowiednio utrwalona w sposób umożliwiający jej odtworzenie. W takim ujęciu, dla bytu dokumentu nie ma znaczenia to, czy jest on podpisany. Podpis nie jest zatem koniecznym elementem dokumentu.
Treść dokumentu może zostać dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Granicę tej dowolności wyznacza jednak realizowana przez dokument funkcja dowodowa, która wymaga, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Zgodnie z przyjętymi założeniami nowy typ formy szczególnej, jaką jest forma dokumentowa, jest formą o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu.
Pomimo swoistego „odformalizowania" formy czynności prawnych poprzez wprowadzenie do systemu prawnego formy dokumentowej, nie należy jej utożsamiać z formą elektroniczną czynności prawnych. Zgodnie z przepisem art. 781 § 1 k.c. do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Również prawo pracy
Na stosowanie formy dokumentowej w stosunkach pracy pozwala przepis art. 300 kodeksu pracy, który stanowi, że w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Przepis art. 300 k.p. określa zatem warunki, jakie muszą być spełnione, aby można było stosować do spraw leżących w zakresie przedmiotowym prawa pracy przepisy kodeksu cywilnego, tj. sprawa nie została uregulowana przepisami prawa pracy, przepisy kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio, tylko te przepisy kodeksu cywilnego można zastosować, które nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy oraz to, że sprawa powinna dotyczyć stosunku pracy.
