Należy zacząć od tego, że firma w ogóle nie otrzyma unijnego dofinansowania w postaci bezzwrotnej dotacji na budowę lub rozbudowę hal produkcyjnych, jeżeli to miałoby być istotą projektu. Jego cel musi bowiem być związany z tym, na co przyznawane są obecnie unijne pieniądze, czyli najogólniej mówiąc: rozwijanie nowych produktów, technologii (prowadzenie badań i prac rozwojowych), wprowadzanie do produkcji nowych lub znacząco zmodernizowanych towarów (wdrażanie innowacyjnych technologii) lub też stwarzanie warunków do świadczenia nowych usług.
Dopiero jeżeli powyższe cele wymagają budowy lub rozbudowy firmy, to prace budowlane i zakup materiałów budowlanych, jak i zakup środków trwałych, służących ich wyposażeniu, będzie kwalifikowany (podlegający rozliczeniu). Ogólna zasada dotycząca wydatkowania funduszy unijnych i ich rozliczania, a odnosząca się do wszystkich rodzajów projektów (inwestycji), mówi o tym, że wydatki planowane do poniesienia w ramach projektu i przewidziane do objęcia wsparciem muszą być uzasadnione i racjonalne do zaplanowanych przez przedsiębiorcę działań i celów projektu oraz celów określonych dla działania (tego, z którego finansowane jest dane zadanie)
Przez „racjonalne" należy rozumieć, że ich wysokość została dostosowana do zakresu zaplanowanych czynności i potrzeb inwestycyjnych. Nie mogą one być ani zawyżone, ani zaniżone. Przedsiębiorca jest zobowiązany przedstawić we wniosku i dołączanych do niego dokumentach, w jaki sposób dokonał rozeznania rynku oraz wskazać źródła danych, na podstawie których określono kwoty poszczególnych wydatków.
Natomiast przez „uzasadnione" należy rozumieć, że muszą być potrzebne i bezpośrednio związane z realizacją działań zaplanowanych w projekcie. Przedsiębiorca jest zobowiązany wykazać w dokumentacji aplikacyjnej konieczność poniesienia każdego wydatku i jego związek z założonymi celami (efektami) realizowanego przedsięwzięcia. Inaczej, bez poniesienia danych nakładów nie będzie się dało w pełni zrealizować założonych działań i osiągnąć celów projektu.
Wracając do przykładu hali produkcyjnej. Jeżeli miałyby w niej stanąć nowoczesne maszyny, pozwalające firmie wprowadzić na rynek przełomowy wyrób (istota i cel projektu), ale taka hala nie zostałaby dopuszczona do użytkowania bez odpowiedniego zaplecza, to jego budowa i zakup wyposażenia mógłby zostać uznany za kwalifikowany.
