Firma

Jakie są narzędzia budowania lojalności pracownika wobec pracodawcy

Adobe Stock
Pracodawca może oczekiwać od pracownika, że zachowa on w tajemnicy informacje poufne dotyczące pracodawcy. Pracownik może się również zobowiązać, że nie będzie prowadził działalności konkurencyjnej. Dodając do tego monitorowanie korespondencji służbowej pracownika, pracodawca ma szereg prawnych instrumentów do budowania lojalności swoich pracowników.

Aktualna sytuacja na rynku pracy powoduje, że wielu pracodawców doświadcza trudności w pozyskiwaniu i utrzymaniu pracowników. Z perspektywy pracodawców, w szczególności tych działających w branżach wysokospecjalistycznych, rotacja pracowników nie jest zjawiskiem pożądanym ani bezpiecznym. Zmieniający się personel to podwyższone ryzyko utraty kontroli nad obiegiem informacji poufnych w organizacji oraz transfery pracowników do firm konkurencyjnych. Pracodawcy posiadają jednak szereg narzędzi prawnych, które pomagają w budowaniu lojalności pracowników. Ostatnie orzecznictwo sądowe dostarcza dodatkowo nowych, ciekawych rozwiązań.

Ochrona informacji poufnych

Dla wielu przedsiębiorców kluczowym elementem prowadzonej działalności gospodarczej są informacje poufne, czyli informacje, których ujawnienie mogłoby narazić ich na szkodę. Takimi informacjami mogą być np. dane na temat planów produkcyjnych, listy kontrahentów, struktura wynagrodzeń czy innych kosztów ponoszonych przez pracodawcę, a także kody źródłowe oprogramowania oferowanego przez dostawcę IT, rysunki techniczne opracowywane w biurze architektonicznym, czy treść negocjacji prowadzonych z klientem lub inwestorem.

Wśród informacji poufnych szczególny status mają te, które pozostają nieujawnione do wiadomości publicznej, posiadają wartość gospodarczą i co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich w poufności. Takie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i podlegają bezpośredniej ochronie na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Pracownicy z mocy prawa zobowiązani są do zachowania w tajemnicy informacji poufnych oraz przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa. Przepisy są jednak dalekie od precyzyjnego ujęcia zakresu obowiązku poufności. Nie może więc dziwić dość powszechna praktyka szczegółowego regulowania przez strony obowiązków z zakresu ochrony poufności. Pracodawca i pracownik mogą w sposób skonkretyzowany ustalić kategorie informacji poufnych, będących przedmiotem obowiązku zachowania tajemnicy, sposób postępowania w trakcie i po ustaniu stosunku pracy z nośnikami, na których informacje poufne zostały utrwalone, czy czas trwania obowiązku poufności po ustaniu zatrudnienia. Warto wskazać, że ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wprowadza jako domyślny 3-letni okres powstrzymania się przez odchodzącego pracownika od wykorzystywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy. W umowie o pracę strony mogą jednak termin ten wydłużyć (np. do 5 lat), dostosowując okres ochrony do indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Kara umowna

Nawet rozbudowane postanowienia dotyczące zachowania poufności na nic się zdadzą, jeżeli nie będzie funkcjonował efektywny mechanizm sankcji na wypadek złamania obowiązku poufności. Standardowo, naruszenie obowiązku poufności może skutkować wyrządzeniem szkody, której naprawienia pracodawca może dochodzić sądownie. Tego typu procesy odszkodowawcze nie należą jednak do łatwych. Skutecznym narzędziem prewencyjnym może być zatem wprowadzenie kary umownej za naruszenie obowiązku poufności. Kara umowna może mieć także walor edukacyjny – pracodawca może w ten sposób podkreślić znaczenie kwestii bezpieczeństwa informacji poufnych z punktu widzenia dobra zakładu pracy.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na specyficzny reżim odpowiedzialności pracownika wobec pracodawcy, jaki został ustanowiony w Kodeksie pracy. Odpowiedzialność pracownika z tytułu szkody wyrządzonej pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika. W przypadku wyrządzenia pracodawcy szkody w sposób umyślny, pracownik odpowiada w pełnej wysokości. Tak ukształtowany model odpowiedzialności pracownika sprawia, że proste zastrzeżenie kary umownej za naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych może być kwestionowane. ?

Praktyka wykształciła więc rozwiązanie, zgodnie z którym kara umowna może być naliczona tylko w przypadku naruszenia obowiązku poufności w zakresie, w jakim stanowi to naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Monitorowanie korespondencji

Komplementarnym środkiem oddziaływania na pracowników w kontekście ochrony informacji poufnych może być wprowadzenie monitoringu korespondencji służbowej.

Przepisy prawa nie regulują tej materii w sposób szczegółowy. Można jednak mówić o ukształtowanej praktyce postępowania pracodawców w zakresie kontrolowania poczty firmowej. Niebagatelne znaczenie odgrywa tu orzecznictwo sądowe.

Istotnych wskazówek w kwestii zasad monitorowania korespondencji służbowej dostarcza niedawny wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 5 września 2017 r., wydany w składzie Wielkiej Izby (Bărbulescu vs. Rumunia, skarga nr 61496/08). W świetle poglądów sformułowanych przez ETPC, co do zasady nie ulega wątpliwości, że pracodawca jest uprawniony do kontrolowania poczty firmowej pracownika (nie tylko poczty elektronicznej, ale także innych kanałów komunikacyjnych, np. komunikatorów internetowych). Konieczne jednak jest uprzednie poinformowanie pracownika o takim zamiarze pracodawcy, w tym o celu i sposobie prowadzenia przedmiotowej kontroli. Samo powiadomienie pracownika o zakazie wykorzystywania do celów prywatnych poczty firmowej czy innych kanałów komunikacyjnych będzie niewystarczające do prowadzenia legalnego monitoringu.

Jednym z uzasadnionych celów prowadzenia monitoringu poczty służbowej może być ochrona informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W ten sposób pracodawca może przeciwdziałać nielojalnemu zachowaniu pracownika oraz kontrolować bezpieczny obieg informacji poufnych w swojej strukturze organizacyjnej.

Zakaz konkurencji

Kolejnym środkiem wpływania na lojalność pracownika wobec pracodawcy może być zobowiązanie pracownika do powstrzymania się od prowadzenia działalności konkurencyjnej (zakaz konkurencji). W tym celu strony mogą zawrzeć w umowie o pracę lub odrębnej umowie postanowienia o zakazie konkurencji. Umowa o zakazie konkurencji może dotyczyć okresu, w którym pracownik pozostaje zatrudniony u pracodawcy, jak i okresu po ustaniu stosunku pracy.

Umowa o zakazie konkurencji po zakończeniu zatrudnienia może zostać zawarta wtedy, gdy pracownik miał dostęp do szczególnie ważnych informacji poufnych. Zawarcie takiej umowy wiąże się z koniecznością wypłacania pracownikowi stosownego odszkodowania, nie niższego niż 25 proc. wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Wskazane ograniczenia nie mają zastosowania w przypadku, gdy strony zawierają umowę o zakazie konkurencji w trakcie stosunku pracy. W praktyce, zakaz konkurencji w trakcie zatrudnienia stanowi częstokroć standardową klauzulę w umowie o pracę.

W umowie o zakazie konkurencji centralne miejsce powinna zajmować definicja działalności konkurencyjnej. W przeciwnym wypadku pracownik może mieć trudność z ustaleniem, w jaką działalność może się angażować, a pracodawca – trudność w egzekwowaniu odpowiedzialności z tytułu ewentualnego naruszenia zakazu konkurencji. Podobnie jak w przypadku ochrony informacji poufnych, mechanizmem zapewnienia skuteczności obowiązku powstrzymania się od działalności konkurencyjnej może być wprowadzenie kary umownej. Zgodnie przyjmuje się, że kara umowna nie może być stosowana w odniesieniu do zakazu konkurencji w trakcie stosunku pracy. W przypadku umowy o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia, kara umowna jest w pełni dopuszczalna i uzasadniona.

Informowanie o zatrudnieniu

Ostatnie orzecznictwo Sądu Najwyższego dostarcza pracodawcom nowego, interesującego narzędzia służącego szeroko pojętemu budowaniu lojalności pracowników. W wyroku z 11 stycznia 2017 r. (I PK 25/16) Sąd Najwyższy przesądził, że pracodawca może w umowie o pracę zobowiązać pracownika, by ten informował pracodawcę o podjęciu dodatkowego zatrudnienia w innym podmiocie o podobnym profilu działalności. Naruszenie tego zobowiązania może stanowić podstawę do stwierdzenia utraty zaufania do pracownika i skutkować wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przytoczone orzeczenie Sądu Najwyższego zapadło na kanwie sprawy, w której pracownik zatrudniony w placówce naukowo-badawczej był umownie zobowiązany do informowania pracodawcy o podjęciu dodatkowego zatrudnienia na rzecz podmiotów o podobnym zakresie działalności. W trakcie trwania stosunku pracy pracownik podjął dodatkową działalność w formie umowy o dzieło na rzecz podmiotu o zbieżnym profilu działalności, nie informując o tym pracodawcy. Po tym, jak pracodawca dowiedział się o równoległym zaangażowaniu pracownika w czynności na rzecz innego podmiotu, rozwiązał stosunek pracy z pracownikiem za wypowiedzeniem, powołując się na utratę zaufania do pracownika. Wniesione przez pracownika odwołanie do sądu pracy stało się przyczynkiem do sądowych rozstrzygnięć i rozbieżnych ocen prawnych sądów pierwszej i drugiej instancji.

Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że skoro zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może wymagać od pracownika informacji na temat przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracownika, to pracodawca może również żądać informacji o zmianach w zakresie zatrudnienia, jakie zaszły po przyjęciu pracownika do pracy. Natomiast z uwagi na to, że pracodawca może ograniczyć pracownikowi możliwość podejmowania dodatkowego zatrudnienia (wprowadzając zakaz konkurencji), to tym bardziej dopuszczalne powinno być zobowiązanie pracownika do informowania o dodatkowym zatrudnieniu. Sąd przy tym uznał, że pojęcie „zatrudnienie" należy wykładać szeroko, to jest nie tylko jako zatrudnienie w ramach umowy o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło).

W konsekwencji, pracodawca może oczekiwać od pracownika informowania o alternatywnym, równoległym zatrudnieniu podejmowanym przez pracownika na rzecz podmiotu o podobnym profilu działalności (a więc niekoniecznie – konkurencyjnym zakresie działalności) – i to niezależnie od tego, czy jest to zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę czy kontrakt cywilnoprawny. Aby jednak obowiązek informowania o dodatkowej aktywności pracownika stał się narzędziem efektywnym, zobowiązanie takie powinno pojawić się wprost w umowie o pracę. ?

Łukasz Wieczorek, radca prawny, Konieczny Wierzbicki Kancelaria Radców Prawnych sp.p.

Indywidualne potrzeby

Przeprowadzony obok przegląd prawnych narzędzi budowania szeroko pojętej lojalności pracowników ogranicza się tylko do wybranych środków oddziaływania i nie stanowi katalogu zamkniętego. Niewątpliwie jednak omówione płaszczyzny stanowią punkt wyjścia do analizy indywidualnych potrzeb i oczekiwań danego pracodawcy. Potrzeby te powinny być rozpatrywane przede wszystkim z uwzględnieniem specyfiki branży i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. ?

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL