- obowiązkiem przeprowadzenia ładunku przez odpowiednie procedury celne (w eksporcie i/lub w imporcie) – jeżeli byłyby wymagane (reguły Incoterms z równym powodzeniem mogą być stosowane w handlu międzynarodowym jak i krajowym – w tym ostatnim przypadku problem procedur celnych i cła oczywiście nie występuje),
- uzyskaniem dokumentów towarzyszących stosowanym procedurom, niezbędnych do ich prawidłowej realizacji (np. dokumentów przewozowych, składowych, licencji lub pozwoleń).
Wykorzystując reguły Incoterms, zasygnalizowanych kwestii nie trzeba negocjować krok po kroku, co oczywiście jest możliwe, ale grozi przeciągnięciem negocjacji, jak i pominięciem jakiejś istotnej sprawy oraz niedopasowaniem ceny produktu będącego przedmiotem umowy do warunków dostawy. Ponieważ bardzo różne mogą być potrzeby obu stron, zbiór oferuje jedenaście reguł: EXW, FCA, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP – te mogą być z powodzeniem stosowane do każdego rodzaju transportu, w tym transportu mieszanego, FAS, FOB, CFR i CIF – te formuły są zastrzeżone dla transportu wodnego (morskiego, oceanicznego, śródlądowego).
Urozmaicone możliwości
Każda z nich w inny sposób rozkłada obowiązki pomiędzy sprzedającego i kupującego, wyznaczając kto z nich posiada tzw. gestię transportową – prawo i obowiązek zorganizowania przewozu, gestię ubezpieczeniową – wskazuje, która strona ponosi ryzyko utraty lub uszkodzenia ładunku, bądź która strona ma obowiązek ubezpieczyć towar. W zależności od potrzeb przedsiębiorców, ich potencjału, znajomości reguł, umiejętności poruszania się w świecie przewoźników i/lub spedytorów, strony mogą zastrzec, że towar odbiera kupujący i on organizuje cały transport lub inaczej, że towar dostarcza sprzedający, ale tylko do wskazanego przez kupującego przewoźnika (np. dostarcza go na lotnisko w swoim kraju bądź do portu morskiego).
Idąc dalej sprzedający może zobowiązać się, że dokona załadunku na podstawiony i opłacony przez kontrahenta środek transportu (np. wykorzystując formułę FOB – Free On Board). Wreszcie to sprzedający może przejąć gestię transportową i samodzielnie wynająć przewoźnika, dostarczyć mu towar i zapłacić za jego przewóz aż do ustalonego miejsca docelowego. Jednak może to zrobić bez ponoszenia ryzyka utraty lub uszkodzenia ładunku, które to ryzyko może przejść na kupującego już w momencie przekazania towaru pierwszemu przewoźnikowi (np. formuła CPT – Carriage Paid To). Ostatecznie to sprzedający może nie tylko odpowiadać za prawidłowe przygotowanie całego procesu przemieszczania ładunku i jego przeprowadzenie, ale także na nim może spoczywać ryzyko przypadkowej utraty lub szkody na ładunku (kradzież, zagubienie, przemoczenie, uszkodzenie mechaniczne w wyniku jakiegoś wypadku itp.). Przykładowo taki zakres obowiązków będzie towarzyszył sprzedającemu (eksporterowi), jeżeli strony wybiorą jedną z reguł zaczynających się na literę D.
Procedura w imporcie
Reguła DDP należy więc do tych, które wyznaczają najszerszy zakres obowiązków po stronie sprzedającego. Jeżeli jest w niej coś wyjątkowego, to niewątpliwie to, że zakres tych obowiązków jest zdecydowanie najszerszy. Zaczynając więc od początku, zastosowanie tej formuły oznacza dla sprzedającego obowiązek przejęcia gestii transportowej i ubezpieczeniowej. Przygotowując towar do wysyłki musi on zadbać o jego prawidłowe opakowanie i oznakowanie. To on negocjuje z przewoźnikiem (spedytorem) warunki transportu (organizacji procesu przemieszczania ładunku). Następnie dostarcza towar przewoźnikowi, wykorzystując do tego własne środki transportu. Ewentualnie przewoźnik odbiera ładunek z magazynku sprzedającego. Niezależnie od ilości wykorzystanych środków transportu, to sprzedający ponosi koszty załadunku i przeładunku. I tak aż do miejsca docelowego uzgodnionego z kontrahentem. Dopiero, gdy towar znajdzie się w tym miejscu, w terminie ustalonym lub wynikającym z kontraktu, dostawę towaru uznaje się za prawidłowo dokonaną. I dopiero wówczas kupujący przejmuje ryzyko utraty lub uszkodzenia ładunku. Należy jednak podkreślić, że w miejscu docelowym, a może to być przykładowo magazyn kupującego, sprzedający nie ma obowiązku dokonywania wyładunku towaru. Za tę czynność odpowiada już – w sensie kosztów jak i ryzyka – kupujący.