Tymczasem formalności towarzyszące sezonowym ogródkom nie są specjalnie skomplikowane. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że wystawienie przed kawiarniami i restauracjami stolików i parasoli nie wymaga załatwiania formalności budowlanych. Natomiast niezbędna jest wizyta w urzędzie miasta oraz u zarządcy drogi. Chodnik służy bowiem do ruchu pieszego i jest częścią pasa drogowego. Właściciel kawiarni czy pubu musi zatem mieć zgodę na jego zajęcie.
Restaurator powinien pamiętać, że gdy jego ogródek gastronomiczny zajmuje przestrzeń publiczną, to należy to zgłosić u zarządcy drogi. Wzór na ogół można znaleźć na stronie internetowej zarządcy. Tam również powinien być wykaz dokumentów, które należy złożyć.
Wniosek o wydanie zezwolenia musi zawierać: imię i nazwisko oraz adres lub nazwę i siedzibę podmiotu występującego o zajęcie pasa drogowego, cel tego zajęcia, lokalizację i powierzchnię, planowany okres zajęcia pasa drogowego.
Problemów nie ma, gdy ogródek mieści się na prywatnym terenie należącym do przedsiębiorcy. Wtedy nikogo o zgodę pytać nie trzeba. Właściciel kawiarni czy pubu musi mieć zgodę na zajęcie chodnika przed swoim lokalem. Natomiast postawienie stolików, krzeseł i parasoli nie wymaga załatwiania żadnych formalności budowlanych u starosty lub prezydenta miasta na prawach powiatu.
Nie są to bowiem obiekty budowlane i urządzenia budowlane w rozumieniu prawa budowlanego. Dotyczy to także ogrodzenia takiego ogródka, pod warunkiem jednak, że ma ono charakter tymczasowy. Czasami jednak ogrodzenie od strony drogi publicznej wymaga zgłoszenia staroście (prezydentowi miasta na prawach powiatu). Chodzi przede wszystkim o wysokie parkany trwale powiązane z gruntem. Trzeba mieć zgodę zarządcy drogi na ogródek.
Jeżeli restauracja lub inny lokal gastronomiczny znajduje się w miejscu, które jest wizytówką miasta, takim jak starówka, główny deptak czy rynek – trzeba się liczyć z tym, że władze miasta będą narzucać wygląd ogródka, a więc ogrodzenia, stolików czy parasoli. Chodzi o to, by ogródki swoim wyglądem nie psuły krajobrazu, tylko stanowiły z nim harmonijną całość.